Trang chủ
Hành chính
Hướng dẫn hoạt động
LanBT.1

Lịch trình công việc

Thảo luận và đóng góp ý kiến về chủ đề này

Ý nghĩa của Lịch trình công việc

Giúp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, nhân viên, ứng viên và đối tác.
Giúp không bỏ những việc quan trọng: Tuyển dụng và đánh giá.
Giúp hoàn thiện những điều cần thiết: Hợp đồng, hồ sơ, bảo hiểm và tài liệu hướng dẫn.

Lịch trình công việc dành cho

Nhân viên Hành chính muốn quản lý công việc một cách khoa học và tiết kiệm thời gian.

Hướng dẫn Vận hành Lịch trình công việc

08:00 Hàng ngày Chấm công

11:30-12:00 Hàng ngày Trả lời email

Kiểm tra email và xử lý nếu cần thiết: https://mail.zoho.com/zm/#mail/folder/inbox
Nếu là email ứng tuyển của ứng viên thì trả lời ngay bằng mẫu email Hẹn lịch phỏng vấn hoặc Từ chối.
Nếu là email quan trọng của bộ phận khác thì nhắn tin vào nhóm chung, tin nhắn có đánh số, tag Trưởng nhóm phụ trách: https://www.messenger.com/t/10075228909169591

17:00 Hàng ngày Tắt công tắc điện

Tắt hết các thiết bị điện (Điều hoà, quạt, đèn...) và khoá cửa trước khi ra về.

Thứ 5 hàng tuần

08:00 Điều chỉnh quỹ chung

Nhắn tin vào nhóm chung và tag Nhân viên phụ trách để điều chỉnh quỹ về định mức. Nếu tiền trong quỹ ít hơn định mức thì chuyển thêm từ tổng đến quỹ. Nếu tiền trong quỹ nhiều hơn định mức thì chuyển bớt từ quỹ về tổng.

16:00 In tài liệu hướng dẫn

Tài liệu hướng dẫn: Theo mã nhân viên.
Nhận lại bộ tài liệu cũ và giao bộ tài liệu mới cho từng Nhân viên.

17:00 Xịt côn trùng

Sử dụng bình xịt côn trùng để diệt muỗi, kiến và gián.

Thứ 6 hàng tuần

08:00-10:00 Gặp mặt để nghe ý kiến

Tổ chức gặp mặt mỗi 15 phút lần lượt từng Nhân viên.
Nhân viên hành chính giới thiệu những người tham gia: 1 Nhân viên + 1 Cấp trên gần nhất (Người phụ trách chuyên môn của nhân viên đó).
Cấp trên gần nhất xem lại báo cáo kết quả trong Tài liệu hướng dẫn cũ và chấm điểm Ke (Kết quả), Tra (Trách nhiệm).
Nhân viên có thể nhờ giúp đỡ và hỏi để được giải thích rõ hơn trong Tài liệu hướng dẫn mới.
Cấp trên gần nhất có thể góp ý về những điều cần hoàn thành tong thời gian tới.

15:00 Hẹn lịch dọn vệ sinh

Hẹn lịch dọn vệ sinh với cô Hương 0329228722 dọn tầng 2 và tầng 4 khoảng từ 15:00 đến 17:00 với chi phí 150000.

15:00-17:00 Họp công việc theo dự án

Xem phản hồi của khách hàng
Tham gia cuộc họp online: https://meet.google.com/xai-qzmn-ygb
Chỉ 1 người tổ chức tại 1 nơi mới bật loa tối đa, bật mic. Còn những nhân viên khác đều tắt loa, tắt mic.
Chọn chia sẻ màn hình là ứng dụng Chrome hiện tại.
Sắp xếp bàn ghế
Đẩy các bàn đóng gói vào hành lang giữa các kệ.
Xếp 2 hàng ghế.
Chuẩn bị các thiết bị khác
Gồm 1 máy tính, 1 màn hình lớn, 1 cáp nối màn hình.
Văn hoá Cảm ơn
Cảm ơn Khách hàng đã tin tưởng, ủng hộ và mua hàng để chúng ta có tiền làm sản phẩm tốt hơn.
Cảm ơn Các bạn đã cố gắng hoàn thành nhiệm vụ, xử lý những vấn đề phát sinh.
Cảm ơn Các bạn làm ở nhà mình trước đây đã giúp đỡ công ty vượt qua giai đoạn khó khăn.
Cảm ơn Văn phòng làm việc yên tĩnh, thoáng mát để mình làm việc tập trung, không bị quấy rầy.
Cảm ơn Ngày hôm nay để mình có cơ hội trở nên tốt hơn.
Phản hồi của trên Shopee
Phản hồi của trên Tiktok
Đánh giá của khách hàng: https://seller-vn.tiktok.com/product/rating
Thông báo các kết quả đạt được trong tuần qua
Nhân viên hành chính nghe Nhân viên cập nhật trạng thái các thử nghiệm mới trong tuần qua để chấm điểm Pha (Phát triển), Ky (Kỹ năng).

Thứ 2 làm việc đầu tiên mỗi tháng

Nếu trùng với ngày Lễ/Tết thì lùi lại đến ngày làm việc gần nhất tiếp theo.

Tuyển dụng nhân viên

Hẹn tất cả ứng viên có mặt tại phòng làm việc tầng 2.
Nếu ứng viên chưa tham gia được buổi này thì có thể lựa chọn buổi khác tại đây: https://www.facebook.com/100044185461876/events
In ra các tài liệu cần thiết.
08:30-09:00 Giới thiệu chung
Giới thiệu với tất cả ứng viên về tổ chức: [https://www.nhadau.com.vn/2024/04/gioi-thieu-ve-cong-ty-dau-care.html]
Chỉ ra vị trí đang tuyển trong Sơ đồ tổ chức: [https://www.figma.com/file/Y7PmAxV4kaSQwwQmSjqjLu/Sơ-đồ-tổ-chức]
09:00-12:00 Phỏng vấn riêng
Mỗi 30 phút tiếp theo Trao đổi riêng với từng ứng viên. Các ứng viên còn lại đợi đến lượt mình.
Nhân viên hành chính giới thiệu những người tham gia: 1 Ứng viên + 1 Người phụ trách chuyên môn (Cấp trên gần nhất của vị trí đang tuyển).
Nhân viên hành chính ghi lại câu trả lời cho các câu hỏi phỏng vấn.
Người phụ trách chuyên môn có thể hỏi thêm chi tiết về kỹ năng chuyên môn của ứng viên.
Nhân viên hành chính đánh giá kết quả phỏng vấn dựa trên nhận xét của Người phụ trách chuyên môn và hẹn trả kết quả sau một vài ngày làm việc qua email cho Ứng viên.
Cảm ơn Ứng viên đã tham gia và kết thúc phỏng vấn.

In sao kê quỹ chung

In sao kê tài khoản ngân hàng các quỹ của Công ty (nếu có).

In phiếu KeTraPhaKy tháng mới

In phiếu mới của từng nhân viên và giao cho cấp trên gần nhất theo dõi: https://www.figma.com/board/Zu4QPZis7YxZSe9NxQI53j/Phiếu-đánh-giá-KeTraPhaKy
Nhận lại phiếu cũ, scan lại phiếu KeTraPhaKy tạo thành bản mềm, tạo thư mục lưu trữ mỗi tháng, đặt tên chứa mã nhân viên và tải lên: https://drive.google.com/drive/folders/1wyW0J87GuKn65UG0qDbP1re9rBZ6VpNz

Thứ 6 làm việc đầu tiên hàng tháng

Trao thưởng theo phiếu KeTraPhaKy tháng trước

Trao các khoản thưởng bằng tiền mặt: Thưởng năng suất, Thưởng trách nhiệm, Thưởng dự án/phát triển: https://drive.google.com/drive/folders/1wyW0J87GuKn65UG0qDbP1re9rBZ6VpNz

Ngày 20 hàng tháng Thống kê và nộp Bảo hiểm xã hội

Nhân viên hành chính cập nhật danh sách nhân viên đóng bảo hiểm xã hội và làm bảng thống kê để in ra thành bản cứng.

Các trường hợp khác

Khi có Nhân viên mới thử việc

Thực hiện theo Lịch trình thử việc: https://www.nguyentrungkien.pro/2024/10/lich-trinh-thu-viec.html

Đánh giá hiệu quả của Lịch trình công việc

[-----

Lịch sử cải tiến

V3.1.20250503

Bổ sung thêm Thứ 2 làm việc đầu tiên mỗi tháng in phiếu KeTraPhaKy mới và Thứ 6 làm việc đầu tiên mỗi tháng trao thưởng theo phiếu KeTraPhaKy tháng trước.

V2.5.20241101

Bổ sung thêm Thứ 5 hàng tuần 08:00 Điều chỉnh quỹ chung

V2.4.20241002

Sắp xếp lại các công việc khoa học hơn.

V2.3.20240712

Bổ sung thêm link đăng ký Lịch Thử nghiệm.

V2.2.20240314

Bổ sung thêm Hợp đồng lao động phù hợp với từng vị trí

V2.1.20240306

Bổ sung thêm phiếu đánh giá kết quả KeTraPhaKy

V1.4.20231214

Bổ sung hướng dẫn Sử dụng phòng làm việc đúng cách

V1.3.20231113

Bổ sung thêm hướng dẫn để Nhân viên tự tìm đọc được tài liệu mà không cần phải trao đổi quá nhiều.
Bổ sung thêm hướng dẫn để giữ an toàn, tránh bị điện giật: Ổ cắm điện luôn để nằm trên bàn, các phích cắm điện được cắm hoàn toàn vào ổ cắm, khi không sử dụng thì tắt công tắc của ổ cắm điện.
Bổ sung thêm tài liệu hướng dẫn theo chuyên môn.

V1.2.20230504

Bổ sung thêm mạng Wifi các tầng.
Bổ sung link nhóm chat của các bộ phận chuyên môn.

V1.1.20230419

Tạo tài liệu.
-----]

Đăng nhận xét