Đóng gói Đơn hàng
Ý nghĩa của Đóng gói Đơn hàng
Giúp khách hàng hài lòng: Nhận được sản phẩm sớm, đúng và đủ.
Là bước cuối cùng để thực hiện được cam kết của bộ phận Marketing đã hứa với Khách hàng.
Đóng gói Đơn hàng dành cho
Người mới kinh doanh cần vượt qua cấp độ: "Thắng là do tiểu tiết".
Nhân viên Vận đơn muốn xây dựng hệ thống vận hành xử lý được sản lượng đơn hàng lớn đảm bảo chính xác, tiết kiệm và hiệu quả.
Hướng dẫn Đóng gói Đơn hàng
08:00-10:00 Kiểm đếm + Sắp xếp
Giục giao đơn chuyển chậm
Tạo khiếu nại Báo phát lại cho Đơn hàng Chuyển chậm (Chỉ tạo khiếu nại trên phần mềm, không gọi điện).
Danh sách Chuyển chậm: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=3&step=7
Danh sách Danh chuyển sắp xếp theo mức độ ưu tiên: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=12&page=1&sort=id&dir=asc
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo giục giao tất cả đơn chuyển chậm mỗi ngày?
[table7x3]
Xử lý đơn hoàn
Mở danh sách đơn hàng bị hoàn. Tìm kiếm bằng mã vận đơn trên các đơn hàng đã hoàn về. Đổi trạng thái từ Đang hoàn thành Đã hoàn: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=3&step=6
Kiểm tra từng sản phẩm bị hoàn về: Nếu bị lỗi, hỏng không bán được nữa thì làm theo hướng dẫn Xử lý sản phẩm lỗi.
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo xử lý tất cả đơn hoàn mỗi ngày?
[table7x3]
Xử lý sản phẩm lỗi
Nếu sản phẩm lỗi do Nhà cung cấp thì tạo phiếu Xuất kho chọn đúng Nhà cung cấp, nhập đúng số lượng để ghi nhận đúng công nợ: https://nhanh.vn/inventory/bill/export
Nếu sản phẩm lỗi do các nguyên nhân khác thì tạo phiếu Nhập hàng lỗi ghi rõ SL lỗi và Lý do lỗi: https://nhanh.vn/inventory/product/damaged
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo xử lý tất cả sản phẩm lỗi mỗi ngày?
[table7x3]
Kiểm kho (Có bù trừ)
Kiểm đếm số lượng sản phẩm thực tế còn trong kho. Lưu ý phải cộng thêm số lượng sản phẩm đã đóng gói nhưng chưa bàn giao cho hãng giao hàng, số lượng sản phẩm đã bàn giao cho hãng giao hàng nhưng hãng giao hàng vẫn để ở trạng thái chờ thu gom. Tạo phiếu kiểm kho: https://nhanh.vn/inventory/check/index
Nếu có tình trạng lệch (thiếu/thừa) thì tìm hiểu nguyên nhân, tạo phiếu bù trừ xuất nhập kho ngay lập tức. Việc bù trừ kiểm kho quan trọng nên phải thực hiện trước khi in đơn hàng.
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo kiểm đếm tất cả sản phẩm mỗi ngày? Nếu lệch kho thì nguyên nhân là gì?
[table7x3]
Sắp xếp Sản phẩm
Sắp xếp gọn gàng, tối đa tất cả các sản phẩm lên kệ, không để sản phẩm trong thùng (trừ sách, lịch, gối).
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo sắp xếp tất cả sản phẩm gọn gàng mỗi ngày?
[table7x3]
10:00-12:00 Đóng gói
In đơn hàng
Danh sách đơn hàng trên Nhanh có trạng thái Đã xác nhận để In: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=2&step=20
Danh sách đơn hàng trên Nhanh cần gọi điện để đổi trạng thái thành Đã xác nhận: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=1
Danh sách đơn hàng trên Shopee: https://banhang.shopee.vn/portal/sale/shipment?type=toship&source=to_process
Danh sách đơn hàng trên Tiktok: https://seller-vn.tiktok.com/order?order_status[]=1&selected_sort=1&tab=to_ship
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo in tất cả đơn hàng trên tất cả các kênh bán hàng mỗi ngày?
[table7x7]
Đóng gói
Đọc đơn hàng rõ mã sản phẩm và số lượng.
Chọn đúng sản phẩm và đủ số lượng.
Gói đẹp đẽ, cẩn thận, tránh móp méo và bể vỡ.
Mỗi đơn hàng cần dán 2 nhãn: Nhãn đơn hàng và Nhãn hỗ trợ khách hàng của mỗi nhân viên.
Để đơn hàng đúng Hãng vận chuyển.
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo đóng gói hết tất cả đơn hàng đã in mỗi ngày?
[table7x3]
Đổi trạng thái Đóng gói thành Đã đóng gói
Khi đã đóng gói xong, đếm lại số lượng để khớp với số lượng đơn hàng Đang đóng gói. Nếu đã đúng số lượng thì chọn các đơn hàng đã hoàn thành sang trạng thái Đã đóng gói: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=2&step=21
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo đủ đơn hàng để đổi trạng thái Đóng gói thành Đã đóng gói?
[table7x3]
12:00 Gửi đơn hàng Grab Express - 4H
Chọn đơn hàng Grab Express - 4H có trạng thái Đã đóng gói để Gửi đơn hàng sang hãng vận chuyển: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=2&step=22&carrierIds%5B%5D=31
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo gửi tất cả đơn hàng Grab Express - 4H đúng giờ mỗi ngày?
[table7x3]
13:00-15:00 Đóng gói
In đơn hàng
Danh sách đơn hàng trên Nhanh có trạng thái Đã xác nhận để In: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=2&step=20
Danh sách đơn hàng trên Nhanh cần gọi điện để đổi trạng thái thành Đã xác nhận: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=1
Danh sách đơn hàng trên Shopee: https://banhang.shopee.vn/portal/sale/shipment?type=toship&source=to_process
Danh sách đơn hàng trên Tiktok: https://seller-vn.tiktok.com/order?order_status[]=1&selected_sort=1&tab=to_ship
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo in tất cả đơn hàng trên tất cả các kênh bán hàng mỗi ngày?
[table7x7]
Đóng gói
Đọc đơn hàng rõ mã sản phẩm và số lượng.
Chọn đúng sản phẩm và đủ số lượng.
Gói đẹp đẽ, cẩn thận, tránh móp méo và bể vỡ.
Để đơn hàng đúng Hãng vận chuyển.
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo đóng gói hết tất cả đơn hàng đã in mỗi ngày?
[table7x3]
Đổi trạng thái Đóng gói thành Đã đóng gói
Khi đã đóng gói xong, đếm lại số lượng để khớp với số lượng đơn hàng Đang đóng gói. Nếu đã đúng số lượng thì chọn các đơn hàng đã hoàn thành sang trạng thái Đã đóng gói: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=2&step=21
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo đủ đơn hàng để đổi trạng thái Đóng gói thành Đã đóng gói?
[table7x3]
13:30 Gửi đơn hàng Ahamove, Grab còn lại
Chọn đơn hàng Ahamove, Grab còn lại có trạng thái Đã đóng gói để Gửi đơn hàng sang hãng vận chuyển: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=2&step=22&carrierIds%5B%5D=18&carrierIds%5B%5D=31
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo gửi tất cả đơn hàng Ahamove, Grab còn lại đúng giờ mỗi ngày?
[table7x3]
15:00 Gửi đơn hàng còn lại sang HVC
Chọn đơn hàng còn lại có trạng thái Đã đóng gói để Gửi đơn hàng sang hãng vận chuyển: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=2&step=22
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo gửi tất cả đơn hàng còn lại đúng giờ mỗi ngày?
[table7x3]
15:00 Bàn giao đơn hàng sang Hãng vận chuyển
Nhắn tin giục Hãng vận chuyển qua lấy hàng lúc 15:00 để hoàn thành trước trước 17:00 hàng ngày. Sau khi bạn bưu tá lấy hàng, cần kiểm tra xem các đơn hàng có được đổi thành trạng thái Đang chuyển hay không, nếu chưa, cần liên hệ bưu tá nhờ kiểm tra giúp ở kho và tick đơn đi.
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo bàn giao tất cả đơn hàng cho Hãng vận chuyển mang đi trước 17:00 mỗi ngày?
[table7x3]
15:00-17:00 Kiểm đếm + Sắp xếp
Giục giao đơn chuyển chậm
Tạo khiếu nại Báo phát lại cho Đơn hàng Chuyển chậm (Chỉ tạo khiếu nại trên phần mềm, không gọi điện).
Danh sách Chuyển chậm: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=3&step=7
Danh sách Danh chuyển sắp xếp theo mức độ ưu tiên: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=12&page=1&sort=id&dir=asc
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo giục giao tất cả đơn chuyển chậm mỗi ngày?
[table7x3]
Xử lý đơn hoàn
Mở danh sách đơn hàng bị hoàn. Tìm kiếm bằng mã vận đơn trên các đơn hàng đã hoàn về. Đổi trạng thái từ Đang hoàn thành Đã hoàn: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=3&step=6
Kiểm tra từng sản phẩm bị hoàn về: Nếu bị lỗi, hỏng không bán được nữa thì làm theo hướng dẫn Xử lý sản phẩm lỗi.
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo xử lý tất cả đơn hoàn mỗi ngày?
[table7x3]
Xử lý sản phẩm lỗi
Nếu sản phẩm lỗi do Nhà cung cấp thì tạo phiếu Xuất kho chọn đúng Nhà cung cấp, nhập đúng số lượng để ghi nhận đúng công nợ: https://nhanh.vn/inventory/bill/export
Nếu sản phẩm lỗi do các nguyên nhân khác thì tạo phiếu Nhập hàng lỗi ghi rõ SL lỗi và Lý do lỗi: https://nhanh.vn/inventory/product/damaged
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo xử lý tất cả sản phẩm lỗi mỗi ngày?
[table7x3]
Kiểm kho (Không bù trừ)
Kiểm đếm số lượng sản phẩm thực tế còn trong kho. Tạo phiếu kiểm kho, không bù trừ kiểm kho: https://nhanh.vn/inventory/check/index
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo kiểm đếm tất cả sản phẩm mỗi ngày?
[table7x3]
Sắp xếp Sản phẩm
Sắp xếp gọn gàng, tối đa tất cả các sản phẩm lên kệ, không để sản phẩm trong thùng (trừ sách, lịch, gối).
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo sắp xếp tất cả sản phẩm gọn gàng mỗi ngày?
[table7x3]
Lau dọn Cửa hàng
Dùng bình xịt tẩy rửa chuyên dụng và khăn để lau sạch bàn đóng gói.
Treo dụng cụ đóng gói chung đúng nơi quy định. Dụng cụ đóng gói riêng của mỗi nhân viên như Nhãn dán hỗ trợ khách hàng thì để tại bàn làm việc riêng.
Quét dọn rác dưới chân.
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo cửa hàng đã được lâu dọn sạch sẽ mỗi ngày?
[table7x2]
Các trường hợp khác
Giao hàng trong ngày bằng Grab, Ahamove tại Hà Nội
Bật hãng vận chuyển Grab, Ahamove lên để chỉnh sửa đơn hàng xong rồi tắt đi: https://nhanh.vn/setting/order/index
Áp dụng các mã giảm giá và chọn hình thức vận chuyển Siêu tốc/Siêu rẻ/4H để tiết kiệm nhất.
Khách tới mua tại cửa hàng
Để mua hàng được tiết kiệm nhất, nhờ khách hàng đặt hàng trên trang web: nhadau.com.vn
Sau khi đặt hàng thành công có thể chuyển khoản tới Ngân hàng VPBank - Việt Nam Thịnh Vượng, 7931071995, DO KIM THU. Hoặc trả bằng tiền mặt.
Viết phiếu thu/chi khi có phát sinh
Các đơn hàng gửi hãng vận chuyển Grab, Ahamove và Tự vận chuyển (Khách tới mua tại cửa hàng) cần viết 2 phiếu ngay khi thành công: 1 phiếu chi (phí ship) và 1 phiếu thu (nếu khách hàng trả tiền mặt).
Cài đặt máy in nhiệt
Tải và cài đặt cho máy tính Windows: https://drive.google.com/file/d/1keBZeXZcow3f6E0DblxsWPaFhBoDtXFy/view
Tải và cài đặt cho máy tính Mac: https://drive.google.com/file/d/1HekY7Mz4LbPRUwMc9kx7t-JSD6eZlcXq/view
Sắp xếp lịch làm việc
Các nhân viên giúp đỡ nhau để đăng ký ca đi làm đảm bảo mỗi ca có đủ người.
Ke: [Điền mã nhân viên] Lịch làm việc tuần này.
[table7x2]
Đo lường kết quả của Đóng gói Đơn hàng
Báo cáo đơn hàng theo trạng thái/Kênh bán: [https://nhanh.vn/report/order/status]
Danh sách phiếu kiểm kho: [https://nhanh.vn/inventory/check/index]
[-----
Lịch sử cải tiến
V2.5.20240904
Điều chỉnh bỏ bớt để đơn giản, phù hợp cho Nhân viên Part time, đảm bảo mỗi ca đều thực hiện những công việc thực sự cần thiết.
V2.4.20240710
Điều chỉnh bỏ bớt nhãn Chăm sóc khách hàng trong Kit quà tặng. Thêm nhãn Hỗ trợ khách hàng quét mã QR để nhắn tin tới hotline cho mỗi Nhân viên dán bên ngoài đơn hàng.
V2.3.20240608
Bổ sung thêm việc Sắp xếp và kiểm đếm sản phẩm. Bổ sung thêm việc Livestream khi gói hàng. Điều chỉnh lịch trình làm việc mới.
V2.3.20240530
Bổ sung thêm việc Kiểm tra đơn huỷ, đơn trùng.
V2.2.20240517
Gộp những việc nhỏ vào trong những việc lớn.
Bổ sung việc tự theo dõi Ke (Kết quả) để điền vào bảng trong Tài liệu hướng dẫn. Buổi gặp mặt thứ 6 sẽ có mục tiêu là giúp đỡ Nhân viên đạt được kết quả mục tiêu.
V2.1.20240219
Điều chỉnh chỉ số Đo lường kết quả.
V1.4.20231130
Điều chỉnh việc Báo cáo hàng ngày bằng tin nhắn thành Báo cáo 1 lần/tuần bằng cách trình bày các chỉ số đánh giá trong buổi họp thứ 6.
V1.3.20231117
Bổ sung thêm thời gian chi tiết
Chuyển xử lý đơn hoàn sang bộ phận Vận hành Kho hàng
V1.2.20230626
Bổ sung link drive máy in nhiệt
V1.1.20230517
Tạo hệ thống.
-----]
Đăng nhận xét