Đóng gói Đơn hàng
Ý nghĩa của Đóng gói Đơn hàng
Giúp khách hàng hài lòng: Nhận được sản phẩm sớm, đúng và đủ.
Là bước cuối cùng để thực hiện được cam kết của bộ phận Marketing đã hứa với Khách hàng.
Đóng gói Đơn hàng dành cho
Người mới kinh doanh cần vượt qua cấp độ: "Thắng là do tiểu tiết".
Nhân viên Vận đơn muốn xây dựng hệ thống vận hành xử lý được sản lượng đơn hàng lớn đảm bảo chính xác, tiết kiệm và hiệu quả.
Hướng dẫn Đóng gói Đơn hàng
08:00-10:00 Kiểm đếm + Tạo đơn hàng
Tạo đơn hàng
Danh sách đơn hàng trên Trang web V1 trong tin nhắn đã ghim của Nhóm chung: https://www.messenger.com/t/5821740037954443
Danh sách tiền nhận chuyển khoản trước trong Thông báo biến động số dư của ứng dụng ngân hàng VPBank trên Hotline. Nếu kiểm tra chính xác số điện thoại thì đổi COD về 0 VND, nếu không thấy số điện thoại thì kiểm tra theo giá trị đơn hàng và gọi điện lại xác nhận với khách hàng. Đảm bảo tất cả tiền nhận chuyển khoản đều được phân loại cho các đơn hàng. Nếu có số tiền nào không thể phân loại được thì phải thông báo vào nhóm chung: https://www.messenger.com/t/5821740037954443
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo tạo tất cả các đơn hàng?
[table7x3]
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo tất cả tiền nhận chuyển khoản trước đều được phân loại cho các đơn hàng?
[table7x3]
Xử lý đơn hoàn
Mở danh sách đơn hàng bị hoàn. Tìm kiếm bằng mã vận đơn trên các đơn hàng đã hoàn về. Đổi trạng thái từ Đang hoàn thành Đã hoàn: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=3&step=6
Kiểm tra từng sản phẩm bị hoàn về: Nếu bị lỗi, hỏng không bán được nữa thì làm theo hướng dẫn Xử lý sản phẩm lỗi.
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo xử lý tất cả đơn hoàn mỗi ngày?
[table7x3]
Xử lý sản phẩm lỗi
Nếu sản phẩm lỗi do Nhà cung cấp thì tạo phiếu Xuất kho chọn đúng Nhà cung cấp, nhập đúng số lượng để ghi nhận đúng công nợ: https://nhanh.vn/inventory/bill/export
Nếu sản phẩm lỗi do các nguyên nhân khác thì tạo phiếu Nhập hàng lỗi ghi rõ SL lỗi và Lý do lỗi: https://nhanh.vn/inventory/product/damaged
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo xử lý tất cả sản phẩm lỗi mỗi ngày?
[table7x3]
Kiểm kho
Kiểm đếm số lượng sản phẩm thực tế còn trong kho. Lưu ý phải cộng thêm số lượng sản phẩm đã đóng gói nhưng chưa bàn giao cho hãng giao hàng, số lượng sản phẩm đã bàn giao cho hãng giao hàng nhưng hãng giao hàng vẫn để ở trạng thái chờ thu gom. Tạo phiếu kiểm kho: https://nhanh.vn/inventory/check/index
Nếu có tình trạng lệch (thiếu/thừa) thì tìm hiểu nguyên nhân, tạo phiếu bù trừ xuất nhập kho ngay lập tức. Việc bù trừ kiểm kho quan trọng nên phải thực hiện trước khi in đơn hàng (10:00 Hàng ngày)
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo kiểm đếm tất cả sản phẩm mỗi ngày? Nếu lệch kho thì nguyên nhân là gì?
[table7x3]
10:00-12:00 Gọi điện xác nhận + Đóng gói
10:00 Xử lý đơn hàng Hoả Tốc
In và đóng gói tất cả đơn hàng hoả tốc: Hạn giao hàng: Tất cả.
10:00 Gọi điện xác nhận
Danh sách đơn hàng trên Nhanh cần gọi điện để đổi trạng thái thành Đã xác nhận: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=1
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo gọi điện xác nhận tất cả đơn mỗi ngày?
[table7x3]
In đơn hàng
* Ngày Chủ nhật chỉ in và xử lý các đơn hàng Hoả tốc hoặc khách cần gấp.
Danh sách đơn hàng trên Nhanh có trạng thái Đã xác nhận để In: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=2&step=20
Danh sách đơn hàng trên Shopee chọn Trạng thái đơn hàng: Chưa xử lý, Hạn giao hàng: Tất cả: https://banhang.shopee.vn/portal/sale/shipment?type=toship&source=to_process
Danh sách đơn hàng trên Tiktok: https://seller-vn.tiktok.com/order?order_status[]=1&selected_sort=1&tab=to_ship
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo in tất cả đơn hàng trên tất cả các kênh bán hàng mỗi ngày?
[table7x8]
Đóng gói
Đọc đơn hàng rõ mã sản phẩm và số lượng.
Chọn đúng sản phẩm và đủ số lượng.
Gói đẹp đẽ, cẩn thận, tránh móp méo và bể vỡ.
Mỗi đơn hàng cần dán 2 nhãn: Nhãn đơn hàng và Nhãn hỗ trợ khách hàng của mỗi nhân viên.
Để đơn hàng đúng Hãng vận chuyển.
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo đóng gói hết tất cả đơn hàng đã in mỗi ngày?
[table7x3]
Đổi trạng thái Đóng gói thành Đã đóng gói
Khi đã đóng gói xong, đếm lại số lượng để khớp với số lượng đơn hàng Đang đóng gói. Nếu đã đúng số lượng thì chọn các đơn hàng đã hoàn thành sang trạng thái Đã đóng gói: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=2&step=21
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo đủ đơn hàng để đổi trạng thái Đóng gói thành Đã đóng gói?
[table7x3]
Kiểm tra đơn trùng
Danh sách đơn trùng cần kiểm tra nếu đúng là thừa thì huỷ đơn thừa đi, tìm lại đơn hàng đã đóng gói và mở ra, để lại sản phẩm lên kệ: https://nhanh.vn/order/manage/checkduplicate
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo không gửi thừa đơn hàng nào?
[table7x3]
12:00 Gửi đơn hàng Grab Express - 4H
Chọn đơn hàng Grab Express - 4H có trạng thái Đã đóng gói để Gửi đơn hàng sang hãng vận chuyển: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=2&step=22&carrierIds%5B%5D=31
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo gửi tất cả đơn hàng Grab Express - 4H đúng giờ mỗi ngày?
[table7x3]
13:00-15:00 Tạo đơn hàng + Đóng gói
Tạo đơn hàng
Danh sách đơn hàng trên Trang web V1 trong tin nhắn đã ghim của Nhóm chung: https://www.messenger.com/t/5821740037954443
Danh sách tiền nhận chuyển khoản trước trong Thông báo biến động số dư của ứng dụng ngân hàng VPBank trên Hotline. Nếu kiểm tra chính xác số điện thoại thì đổi COD về 0 VND, nếu không thấy số điện thoại thì kiểm tra theo giá trị đơn hàng và gọi điện lại xác nhận với khách hàng. Đảm bảo tất cả tiền nhận chuyển khoản đều được phân loại cho các đơn hàng. Nếu có số tiền nào không thể phân loại được thì phải thông báo vào nhóm chung: https://www.messenger.com/t/5821740037954443
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo tạo tất cả các đơn hàng?
[table7x3]
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo tất cả tiền nhận chuyển khoản trước đều được phân loại cho các đơn hàng?
[table7x3]
13:30 Gửi đơn hàng Ahamove, Grab còn lại
Chọn đơn hàng Ahamove, Grab còn lại có trạng thái Đã đóng gói để Gửi đơn hàng sang hãng vận chuyển: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=2&step=22&carrierIds%5B%5D=18&carrierIds%5B%5D=31
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo gửi tất cả đơn hàng Ahamove, Grab còn lại đúng giờ mỗi ngày?
[table7x3]
14:00 Xử lý đơn hàng Hoả Tốc
In và đóng gói tất cả đơn hàng hoả tốc: Hạn giao hàng: Tất cả.
In đơn hàng
* Ngày Chủ nhật chỉ in và xử lý các đơn hàng Hoả tốc hoặc khách cần gấp.
Danh sách đơn hàng trên Nhanh có trạng thái Đã xác nhận để In: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=2&step=20
Danh sách đơn hàng trên Shopee chọn Trạng thái đơn hàng: Chưa xử lý, Hạn giao hàng: Tất cả: https://banhang.shopee.vn/portal/sale/shipment?type=toship&source=to_process
Danh sách đơn hàng trên Tiktok: https://seller-vn.tiktok.com/order?order_status[]=1&selected_sort=1&tab=to_ship
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo in tất cả đơn hàng trên tất cả các kênh bán hàng mỗi ngày?
[table7x8]
Đóng gói
Đọc đơn hàng rõ mã sản phẩm và số lượng.
Chọn đúng sản phẩm và đủ số lượng.
Gói đẹp đẽ, cẩn thận, tránh móp méo và bể vỡ.
Để đơn hàng đúng Hãng vận chuyển.
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo đóng gói hết tất cả đơn hàng đã in mỗi ngày?
[table7x3]
Đổi trạng thái Đóng gói thành Đã đóng gói
Khi đã đóng gói xong, đếm lại số lượng để khớp với số lượng đơn hàng Đang đóng gói. Nếu đã đúng số lượng thì chọn các đơn hàng đã hoàn thành sang trạng thái Đã đóng gói: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=2&step=21
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo đủ đơn hàng để đổi trạng thái Đóng gói thành Đã đóng gói?
[table7x3]
14:00 Gọi điện xác nhận
Danh sách đơn hàng trên Nhanh cần gọi điện để đổi trạng thái thành Đã xác nhận: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=1
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo tạo, gọi xác nhận tất cả đơn mỗi ngày?
[table7x3]
Kiểm tra đơn trùng
Danh sách đơn trùng cần kiểm tra nếu đúng là thừa thì huỷ đơn thừa đi, tìm lại đơn hàng đã đóng gói và mở ra, để lại sản phẩm lên kệ: https://nhanh.vn/order/manage/checkduplicate
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo không gửi thừa đơn hàng nào?
[table7x3]
15:00 Gửi đơn hàng còn lại sang HVC
Chọn đơn hàng còn lại có trạng thái Đã đóng gói để Gửi đơn hàng sang hãng vận chuyển: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=2&step=22
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo gửi tất cả đơn hàng còn lại đúng giờ mỗi ngày?
[table7x3]
15:00 Bàn giao đơn hàng sang Hãng vận chuyển
Nhắn tin giục Hãng vận chuyển qua lấy hàng lúc 15:00 để hoàn thành trước trước 17:00 hàng ngày. Sau khi bạn bưu tá lấy hàng, cần kiểm tra xem các đơn hàng có được đổi thành trạng thái Đang chuyển hay không, nếu chưa, cần liên hệ bưu tá nhờ kiểm tra giúp ở kho và tick đơn đi.
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo bàn giao tất cả đơn hàng cho Hãng vận chuyển mang đi trước 17:00 mỗi ngày?
[table7x3]
15:00-17:00 Sắp xếp + Lau dọn
Giục giao đơn chuyển chậm
Tạo khiếu nại Báo phát lại cho Đơn hàng Chuyển chậm (Chỉ tạo khiếu nại trên phần mềm, không gọi điện).
Danh sách Chuyển chậm: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=3&step=7
Danh sách Danh chuyển sắp xếp theo mức độ ưu tiên: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=12&page=1&sort=id&dir=asc
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo giục giao tất cả đơn chuyển chậm mỗi ngày?
[table7x3]
Xử lý đơn hoàn
Mở danh sách đơn hàng bị hoàn. Tìm kiếm bằng mã vận đơn trên các đơn hàng đã hoàn về. Đổi trạng thái từ Đang hoàn thành Đã hoàn: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=3&step=6
Kiểm tra từng sản phẩm bị hoàn về: Nếu bị lỗi, hỏng không bán được nữa thì làm theo hướng dẫn Xử lý sản phẩm lỗi.
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo xử lý tất cả đơn hoàn mỗi ngày?
[table7x3]
Xử lý sản phẩm lỗi
Nếu sản phẩm lỗi do Nhà cung cấp thì tạo phiếu Xuất kho chọn đúng Nhà cung cấp, nhập đúng số lượng để ghi nhận đúng công nợ: https://nhanh.vn/inventory/bill/export
Nếu sản phẩm lỗi do các nguyên nhân khác thì tạo phiếu Nhập hàng lỗi ghi rõ SL lỗi và Lý do lỗi: https://nhanh.vn/inventory/product/damaged
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo xử lý tất cả sản phẩm lỗi mỗi ngày?
[table7x3]
Sắp xếp
Tiêu chuẩn Sắp xếp tại Cửa hàng: [https://www.nguyentrungkien.pro/2024/11/tieu-chuan-sap-xep-tai-cua-hang.html]
Dùng bình xịt tẩy rửa chuyên dụng và khăn để lau sạch bàn đóng gói.
Treo dụng cụ đóng gói chung đúng nơi quy định.
Quét dọn rác dưới chân.
Điện thoại hotline được cắm sạc và luôn bật chuông để sẵn sàng nghe điện thoại.
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo sắp xếp tại cửa hàng đạt tiêu chuẩn mỗi ngày?
[table7x2]
Các trường hợp khác
Giao hàng trong ngày bằng Grab, Ahamove tại Hà Nội
Bật hãng vận chuyển Grab, Ahamove lên để chỉnh sửa đơn hàng xong rồi tắt đi: https://nhanh.vn/setting/order/index
Áp dụng các mã giảm giá và chọn hình thức vận chuyển Siêu tốc/Siêu rẻ/4H để tiết kiệm nhất.
Khách tới mua tại cửa hàng
Để mua hàng được tiết kiệm nhất, nhờ khách hàng đặt hàng trên trang web: nhadau.com.vn
Sau khi đặt hàng thành công có thể chuyển khoản tới Ngân hàng VPBank - Việt Nam Thịnh Vượng, 7931071995, DO KIM THU. Hoặc trả bằng tiền mặt.
Viết phiếu thu/chi khi có phát sinh
Các đơn hàng gửi hãng vận chuyển Grab, Ahamove và Tự vận chuyển (Khách tới mua tại cửa hàng) cần viết 2 phiếu ngay khi thành công: 1 phiếu chi (phí ship) và 1 phiếu thu (nếu khách hàng trả tiền mặt).
Cài đặt máy in nhiệt
Tải và cài đặt cho máy tính Windows: https://drive.google.com/file/d/1keBZeXZcow3f6E0DblxsWPaFhBoDtXFy/view
Tải và cài đặt cho máy tính Mac: https://drive.google.com/file/d/1HekY7Mz4LbPRUwMc9kx7t-JSD6eZlcXq/view
Sắp xếp lịch làm việc
Các nhân viên giúp đỡ nhau để đăng ký ca đi làm đảm bảo mỗi ca có đủ người.
Ke: [Điền mã nhân viên] Lịch làm việc tuần này.
[table7x2]
[-----
Lịch sử cải tiến
V3.4.20250427
Bổ sung thêm chi tiết khi In đơn hàng cần lưu ý bộ lọc Danh sách đơn hàng trên Shopee chọn: Trạng thái đơn hàng: Chưa xử lý, Hạn giao hàng: Tất cả.
V3.3.20250419
Bỏ bớt việc trong ca sáng: Giục đơn chuyển chậm.
V3.2.20250413
Việc kiểm đếm, bù trừ (nếu có) và Tạo đơn hàng phải được thực hiện trước 10:00 hàng ngày. Bỏ bớt việc Sắp xếp trong ca sáng.
V3.1.20250311
Bổ sung thêm Kiểm tra đơn trùng.
V2.5.20240904
Điều chỉnh bỏ bớt để đơn giản, phù hợp cho Nhân viên Part time, đảm bảo mỗi ca đều thực hiện những công việc thực sự cần thiết.
V2.4.20240710
Điều chỉnh bỏ bớt nhãn Chăm sóc khách hàng trong Kit quà tặng. Thêm nhãn Hỗ trợ khách hàng quét mã QR để nhắn tin tới hotline cho mỗi Nhân viên dán bên ngoài đơn hàng.
V2.3.20240608
Bổ sung thêm việc Sắp xếp và kiểm đếm sản phẩm. Bổ sung thêm việc Livestream khi gói hàng. Điều chỉnh lịch trình làm việc mới.
V2.3.20240530
Bổ sung thêm việc Kiểm tra đơn huỷ, đơn trùng.
V2.2.20240517
Gộp những việc nhỏ vào trong những việc lớn.
Bổ sung việc tự theo dõi Ke (Kết quả) để điền vào bảng trong Tài liệu hướng dẫn. Buổi gặp mặt thứ 6 sẽ có mục tiêu là giúp đỡ Nhân viên đạt được kết quả mục tiêu.
V2.1.20240219
Điều chỉnh chỉ số Đo lường kết quả.
V1.4.20231130
Điều chỉnh việc Báo cáo hàng ngày bằng tin nhắn thành Báo cáo 1 lần/tuần bằng cách trình bày các chỉ số đánh giá trong buổi họp thứ 6.
V1.3.20231117
Bổ sung thêm thời gian chi tiết
Chuyển xử lý đơn hoàn sang bộ phận Vận hành Kho hàng
V1.2.20230626
Bổ sung link drive máy in nhiệt
V1.1.20230517
Tạo hệ thống.
-----]
Đăng nhận xét