Đóng gói Đơn hàng

Mục tiêu

Chịu trách nhiệm sắp xếp sản phẩm, đóng gói đơn hàng đúng và đủ sản phẩm để giao nhanh nhất cho khách hàng.

Những việc cần làm

Cài đặt máy in
Tải và cài đặt drive máy in nhiệt Shoptida SP46
- Sau đó kết nối máy tính với máy in và in thử một đơn hàng Đang chuyển bất kỳ. Nếu giấy in ra rõ nét, đủ thông tin thì đã được. Nếu chưa được thì liên hệ Kiên.
- Chọn khổ giấy in phù hợp, không khoảng cách lề.

08:00 Kiểm đếm sản phẩm

Kiểm đếm số lượng sản phẩm thực tế còn trong kho. Lưu ý phải cộng thêm số lượng sản phẩm đã đóng gói nhưng chưa bàn giao cho hãng giao hàng, số lượng sản phẩm đã bàn giao cho hãng giao hàng nhưng hãng giao hàng vẫn để ở trạng thái chờ thu gom.
Nếu có tình trạng lệch (thiếu/thừa) thì tìm hiểu nguyên nhân, tạo phiếu bù trừ xuất nhập kho ngay lập tức và báo cáo trong kết quả công việc hàng ngày. Thời gian hoàn thành trước 11h hàng ngày, trước thời gian in đóng gói hàng. 
Ke: [Chọn ✓] Kiểm kho được khớp số lượng của tất cả các sản phẩm mỗi ngày?
[table7x2]
Ke: [Tỷ lệ] Số loại sản phẩm [Lệch thiếu/Lệch thừa/Tổng kiểm kho] mỗi ngày?
[table7x2]

09:00 Tạo và xác nhận đơn hàng

Đảm bảo Hotline luôn trong trạng thái đầy pin, được sạc khi không sử dụng, được bật chuông và nhận được cuộc gọi, tin nhắn.

Tạo đơn hàng

Tạo tất cả đơn hàng từ thông tin trên Google Sheet lên phần mềm.

Tin nhắn "Xác nhận đơn hàng"

Kiểm tra tin nhắn: "Xác nhận đơn hàng" + Mã đơn hàng
Tìm kiếm theo Mã đơn hàng và kiểm tra xem đã đúng số điện thoại đặt hàng để chuyển trạng thái đơn hàng từ Mới thành Đã xác nhận.
Sau khi đã hỗ trợ xong, nhắn tin trả lời: "Dạ, em đã nhận được đơn hàng của mình. Em sẽ gửi hàng sớm cho mình nhận hàng trong giờ hành chính nên mình yên tâm ạ."
Kiểm tra tin nhắn: "Tôi cần hỗ trợ. Nhà Đậu hãy gọi lại cho tôi." và các tin nhắn khác của khách hàng.

Giao dịch chuyển khoản

Kiểm tra các Giao dịch chuyển khoản trên ứng dụng ngân hàng đã cài đặt của Hotline.
Xem Nội dung chuyển khoản có chứa số điện thoại đặt hàng để kiểm tra xem đã khớp số tiền chưa thì chỉnh sửa đơn hàng từ thu COD thành đã chuyển khoản. Đổi trạng thái Mới thành Đã xác nhận.
Nếu đơn hàng đã được gửi sang hãng vận chuyển thì tạo khiếu nại đổi COD thành 0 VND.

Nghe cuộc gọi đến

Nghe điện thoại khi có cuộc gọi đến.

Gọi lại cuộc gọi nhỡ

Gọi lại các cuộc gọi nhỡ để hỗ trợ thông tin cho khách hàng.
Sau đó nhắn tin SMS tóm tắt lại cuộc gọi và hành động tiếp theo với khách hàng.

Gọi xác nhận đơn hàng

Danh sách đơn hàng cần Xác nhận: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=1

11:00 In và livestream đóng gói đơn hàng

Thời gian livestream: 11:00-12:00 hàng ngày.
Hoàn thành xử lý được tất cả các đơn hàng tạo trước 15:00 ngày hôm đó.

In đơn hàng

Danh sách đơn hàng Đã xác nhận để In: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=2&step=20

11:00 -12:00 Livestream đóng gói đơn hàng

Thiết bị: Iphone 15 + Kẹp nối dài quay từ trên cao xuống, xoay điện thoại dọc + Bàn trắng + Đèn bàn + Lọ hoa tươi.
Ghim 1 sản phẩm nổi bật lên màn hình. Không tặng xu.
Đóng gói đơn hàng cẩn thận để đúng sản phẩm, đủ số lượng. Tránh bị thất lạc, móp méo, hỏng sản phẩm.
Độc lập hoàn thành. Lần lượt mỗi lần chỉ 1 đơn hàng cho đến khi hoàn thành. Dễ làm trước, khó làm sau.

Gửi đơn hàng sang hãng vận chuyển

Danh sách đơn hàng Đã đóng gói cần Gửi đơn sang hãng vận chuyển: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=2&step=22

Giục giao đơn chuyển chậm

Tạo khiếu nại Báo phát lại cho Đơn hàng Chuyển chậm.
Danh sách Danh chuyển sắp xếp theo mức độ ưu tiên: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=12&page=1&sort=id&dir=asc

Kiểm tra đơn huỷ, đơn trùng

Giữ lại các đơn hàng bị huỷ, trùng trước khi bàn giao cho hãng vận chuyển.
Nếu đã bàn giao cho hãng vận chuyển thì nhờ bưu tá mang quay lại vào hôm sau.
Đơn Huỷ Shopee sẽ tự động huỷ, không cần thao tác thêm. Đơn trùng cần đổi trạng thái Khách huỷ.

Xử lý đơn hoàn

Danh sách các đơn hàng Đang hoàn: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=3&step=6
Mở đơn hàng bị hoàn. Kiểm tra sản phẩm nếu bị lỗi, hỏng không bán được nữa thì làm theo hướng dẫn Xử lý sản phẩm lỗi.
Đổi trạng thái từ Đang hoàn thành Đã hoàn.

Xử lý sản phẩm lỗi

Sản phẩm lỗi do Nhà cung cấp
Tạo phiếu Xuất kho: https://nhanh.vn/inventory/bill/export
Chọn đúng Nhà cung cấp để ghi nhận đúng công nợ cho Nhà cung cấp.
Nhập đúng số lượng sản phẩm, đơn giá và chiết khấu để tính đúng số tiền.
Sản phẩm lỗi khác
Nhập rõ SL lỗi và Lý do lỗi.

15:00 Bàn giao đơn hàng cho HVC

Sau khi đã đóng gói hoàn chỉnh. Lọc đơn hàng theo hãng vận chuyển và gửi sang hãng vận chuyển.
Lúc 12:00, gửi các đơn của hãng Grab Express - 4H.
Lúc 13:30, gửi các đơn của hãng Grab Express - Siêu tốc, Ahamove - Siêu tốc, Ahamove - Siêu rẻ.
Lúc 15:00, gửi các đơn của hãng Giao Hàng Nhanh.
Phân loại đúng Hãng vận chuyển
Sau khi đóng gói hoàn chỉnh cần phân loại đơn hàng đúng Hãng vận chuyển để chuẩn bị bàn giao đủ số lượng cho bưu tá.
Cần xếp vào tải vuông vức và buộc kín với hãng Giao Hàng Nhanh, Shopee Express.
Bàn giao cho hãng vận chuyển và kiểm tra đơn hàng đã được đổi trạng thái thành Đang chuyển chưa
Bàn giao các đơn hàng cho hãng vận chuyển từ 15:00 để hoàn thành trước trước 17:00 hàng ngày. Sau khi bạn bưu tá lấy hàng, cần kiểm tra xem các đơn hàng có được đổi thành trạng thái Đang chuyển hay không, nếu chưa, cần liên hệ bưu tá nhờ kiểm tra giúp ở kho và tick đơn đi.
Ke: [Chọn ✓] Hoàn thành bàn giao tất cả đơn hàng cho các hãng vận chuyển mỗi ngày?
[table7x2]

15:00-17:00 Sắp xếp sản phẩm và chuẩn bị dụng cụ đóng gói

Sắp xếp sản phẩm

Sắp xếp gọn gàng. Tối đa tất cả các sản phẩm lên kệ. Không để sản phẩm trong thùng (trừ sách, lịch, gối).

Chuẩn bị dụng cụ đóng gói

Kit quà tặng gửi kèm đơn hàng
Được đựng trong túi zip chỉ đỏ size A7
Bên trong đựng các ấn phẩm và quà tặng được cập nhật thường xuyên:
- 1x Thẻ Thành viên Đậu Care 1 Tháng
- 1x Phiếu chăm sóc khách hàng: Ảnh 5127 là https://drive.google.com/file/d/1sQmaL2ISMaDXXhXVQGDABbSSu_pOK8iQ/view
- 1x Phiếu kêu gọi review ảnh/video: Ảnh 4690 là https://drive.google.com/file/d/1POWVK2pUAd5NQlco3p5Z4g-wDpTbIeYv/view
- 1x Phiếu giới thiệu mua hàng theo tháng: Ảnh 5124 là https://drive.google.com/file/d/1r1Nd137XixCA9465wySa8MYIOf_CLbkt/view
Dụng cụ đóng gói khác
Có kế hoạch mua sắm tiết kiệm và đầy đủ: giấy in đơn hàng, dây buộc, tải đựng, hộp giấy, băng dính, cắt băng dính...
[-----

Lịch sử cải tiến

V2.3.20240608

Bổ sung thêm việc Sắp xếp và kiểm đếm sản phẩm. Bổ sung thêm việc Livestream khi gói hàng. Điều chỉnh lịch trình làm việc mới.

V2.3.20240530

Bổ sung thêm việc Kiểm tra đơn huỷ, đơn trùng.

V2.2.20240517

Gộp những việc nhỏ vào trong những việc lớn.
Bổ sung việc tự theo dõi Ke (Kết quả) để điền vào bảng trong Tài liệu hướng dẫn. Buổi gặp mặt thứ 6 sẽ có mục tiêu là giúp đỡ Nhân viên đạt được kết quả mục tiêu.

V2.1.20240219

Điều chỉnh chỉ số Đo lường kết quả.

V1.4.20231130

Điều chỉnh việc Báo cáo hàng ngày bằng tin nhắn thành Báo cáo 1 lần/tuần bằng cách trình bày các chỉ số đánh giá trong buổi họp thứ 6.

V1.3.20231117

Bổ sung thêm thời gian chi tiết
Chuyển xử lý đơn hoàn sang bộ phận Vận hành Kho hàng

V1.2.20230626

Bổ sung link drive máy in nhiệt

V1.1.20230517

Tạo hệ thống.
-----]