Đóng gói Đơn hàng
Ý nghĩa của Đóng gói Đơn hàng
Giúp khách hàng hài lòng: Nhận được sản phẩm sớm, đúng và đủ.
Là bước cuối cùng để thực hiện được cam kết của bộ phận Marketing đã hứa với Khách hàng.
Đóng gói Đơn hàng dành cho
Người mới kinh doanh cần vượt qua cấp độ: "Thắng là do tiểu tiết".
Nhân viên Vận đơn muốn xây dựng hệ thống vận hành xử lý được sản lượng đơn hàng lớn đảm bảo chính xác, tiết kiệm và hiệu quả.
Hướng dẫn Đóng gói Đơn hàng
08:00 Thứ 5 hàng tuần: Kiểm kho
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm kho tất cả sản phẩm? Nếu lệch kho thì ghi chú nguyên nhân chi tiết.
[table7x3]
08:00 Tạo đơn hàng
Danh sách đơn hàng của NhaDau: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1rH5TUSoyLQbRZ6LzyqYA_4JBg19GO3DRV-AmwnjdKmI/edit
Danh sách đơn hàng của Loose: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1nyIM2BUBvdXED73L3FcKeor7OMwlczDfnhA6ZF5gUfU/edit
Ke: [Chọn ✓] Đã tạo tất cả các đơn hàng trong ca làm việc?
[table7x3]
Ke: [Chọn ✓] Đã phân loại tất cả tiền nhận chuyển khoản cho các đơn hàng trong ca làm việc?
[table7x3]
08:00 Xử lý đơn hoàn
Danh sách đơn hàng trên Shopee: https://nhanh.vn/ecommerce/shopee/order?tab=22
Danh sách đơn hoàn trên Tiktok: https://nhanh.vn/ecommerce/tiktok/order?tab=22
Danh sách đơn hàng trên Facebook: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=3&step=6
Ke: [Chọn ✓] Đã xử lý tất cả đơn hoàn trong ca làm việc?
[table7x3]
10:00 Xử lý đơn hàng Hoả Tốc
Danh sách đơn hàng trên Shopee: https://nhanh.vn/ecommerce/shopee/order?tab=1&carrierServiceType=5
Danh sách đơn hàng trên Facebook: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=2&step=20&isConvertCommonDate=1&carrierIds%5B%5D=18&carrierIds%5B%5D=31
Ke: [Chọn ✓] Đã xử lý tất cả đơn hàng Hoả Tốc trong ca làm việc?
[table7x3]
10:00 Gọi điện xác nhận
Danh sách đơn hàng trên Facebook cần gọi điện để đổi trạng thái thành Đã xác nhận: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=1
Ke: [Chọn ✓] Đã gọi điện xác nhận tất cả đơn hàng trong ca làm việc?
[table7x3]
10:00 Xử lý đơn hàng còn lại
Danh sách đơn hàng trên Shopee: https://nhanh.vn/ecommerce/shopee/order?tab=8&step=2
Danh sách đơn hàng trên Tiktok: https://nhanh.vn/ecommerce/tiktok/order?tab=1
Danh sách đơn hàng trên Facebook: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=2&step=20
Ke: [Chọn ✓] Đã xử lý tất cả đơn hàng còn lại trong ca làm việc?
[table7x3]
13:00 Tạo đơn hàng
Danh sách đơn hàng của NhaDau: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1rH5TUSoyLQbRZ6LzyqYA_4JBg19GO3DRV-AmwnjdKmI/edit
Danh sách đơn hàng của Loose: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1nyIM2BUBvdXED73L3FcKeor7OMwlczDfnhA6ZF5gUfU/edit
Ke: [Chọn ✓] Đã tạo tất cả các đơn hàng trong ca làm việc?
[table7x3]
Ke: [Chọn ✓] Đã phân loại tất cả tiền nhận chuyển khoản cho các đơn hàng trong ca làm việc?
[table7x3]
14:00 Xử lý đơn hàng Hoả Tốc
Danh sách đơn hàng trên Shopee: https://nhanh.vn/ecommerce/shopee/order?tab=1&carrierServiceType=5
Danh sách đơn hàng trên Facebook: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=2&step=20&isConvertCommonDate=1&carrierIds%5B%5D=18&carrierIds%5B%5D=31
Ke: [Chọn ✓] Đã xử lý tất cả đơn hàng Hoả Tốc trong ca làm việc?
[table7x3]
14:00 Gọi điện xác nhận
Danh sách đơn hàng trên Facebook cần gọi điện để đổi trạng thái thành Đã xác nhận: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=1
Ke: [Chọn ✓] Đã gọi điện xác nhận tất cả đơn hàng trong ca làm việc?
[table7x3]
15:00 Kiểm tra đơn trùng
Danh sách đơn trùng cần kiểm tra nếu đúng là thừa thì huỷ đơn thừa đi, tìm lại đơn hàng đã đóng gói và mở ra, để lại sản phẩm lên kệ: https://nhanh.vn/order/manage/checkduplicate
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra đơn trùng và đảm bảo không gửi thừa đơn hàng nào?
[table7x3]
15:00 Bàn giao đơn hàng sang Hãng vận chuyển
Nhắn tin giục Hãng vận chuyển qua lấy hàng lúc 15:00 để hoàn thành trước trước 17:00 hàng ngày. Sau khi bạn bưu tá lấy hàng, cần kiểm tra xem các đơn hàng có được đổi thành trạng thái Đang chuyển hay không, nếu chưa, cần liên hệ bưu tá nhờ kiểm tra giúp ở kho và tick đơn đi.
Ke: [Chọn ✓] Đã bàn giao tất cả đơn hàng cho Hãng vận chuyển mang đi trước 17:00 mỗi ngày?
[table7x3]
15:00 Xử lý đơn hoàn
Danh sách đơn hàng trên Shopee: https://nhanh.vn/ecommerce/shopee/order?tab=22
Danh sách đơn hoàn trên Tiktok: https://nhanh.vn/ecommerce/tiktok/order?tab=22
Danh sách đơn hàng trên Facebook: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=3&step=6
Ke: [Chọn ✓] Đã xử lý tất cả đơn hoàn trong ca làm việc?
[table7x3]
15:00 Giục giao đơn chuyển chậm
Tạo khiếu nại Báo phát lại cho Đơn hàng Chuyển chậm (Chỉ tạo khiếu nại trên phần mềm, không gọi điện).
Danh sách Chuyển chậm: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=3&step=7
Danh sách Danh chuyển sắp xếp theo mức độ ưu tiên: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=12&page=1&sort=id&dir=asc
Ke: [Chọn ✓] Đã giục giao tất cả đơn chuyển chậm trong ca làm việc?
[table7x3]
15:00 Sắp xếp cửa hàng
Tiêu chuẩn Sắp xếp tại Cửa hàng: [https://www.nguyentrungkien.pro/2024/11/tieu-chuan-sap-xep-tai-cua-hang.html]
Dùng bình xịt tẩy rửa chuyên dụng và khăn để lau sạch bàn đóng gói.
Treo dụng cụ đóng gói chung đúng nơi quy định.
Quét dọn rác dưới chân.
Điện thoại hotline được cắm sạc và luôn bật chuông để sẵn sàng nghe điện thoại.
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra và đảm bảo sắp xếp cửa hàng đạt tiêu chuẩn mỗi ngày?
[table7x2]
Thao tác chi tiết
Tạo đơn hàng
Kiểm tra danh sách tiền nhận chuyển khoản trước trong Thông báo biến động số dư của ứng dụng ngân hàng VPBank trên Hotline.
Kiểm tra nội dung chuyển khoản nếu đúng số điện thoại/ID thì đổi COD về 0 VND. Nếu không thấy số điện thoại/ID thì kiểm tra theo giá trị đơn hàng và gọi điện lại xác nhận với khách hàng.
Đảm bảo tất cả tiền nhận chuyển khoản đều được phân loại cho các đơn hàng. Nếu có số tiền nào không thể phân loại được thì phải thông báo vào nhóm chung: https://www.messenger.com/t/5821740037954443
Đóng gói đơn hàng
Đọc đơn hàng rõ mã sản phẩm và số lượng.
Chọn đúng sản phẩm và đủ số lượng.
Gói đẹp đẽ, cẩn thận, tránh móp méo và bể vỡ.
Mỗi đơn hàng cần dán 2 nhãn: Nhãn đơn hàng và Nhãn hỗ trợ khách hàng của mỗi nhân viên.
Để đơn hàng đúng Hãng vận chuyển.
Xử lý đơn hàng Shopee
Danh sách đơn hàng trên Shopee: https://nhanh.vn/ecommerce/shopee/order?tab=8&step=2
Bấm vào (Tải đơn) để lấy dữ liệu mới nhất.
Chọn các đơn hàng, bấm vào (Thao tác)>(Báo Shopee sẵn sàng đi giao) để lấy mã vận đơn.
Kiểm tra thông báo lấy mã vận đơn thành công, thì bấm vào (In đơn)>(In phiếu gửi Shopee) để in phiếu gửi.
Kiểm tra phiếu gửi in ra đúng số lượng, thì bắt đầu đóng gói đơn hàng.
Kiểm tra đơn hàng đã đóng gói đúng số lượng, thì bấm vào (Thao tác)>(Đổi trạng thái) để đổi trạng thái Đang đóng gói thành Đã đóng gói.
Xử lý đơn hàng Tiktok
Danh sách đơn hàng trên Tiktok: https://nhanh.vn/ecommerce/tiktok/order?tab=1
Bấm vào (Tải đơn) để lấy dữ liệu mới nhất.
Chọn các đơn hàng, bấm vào (Thao tác)>(Sắp xếp vận chuyển) để lấy mã vận đơn.
Kiểm tra thông báo lấy mã vận đơn thành công, thì bấm vào (Chờ lấy hàng) để thấy các đơn hàng đã có mã vận đơn.
Chọn các đơn hàng, bấm vào (In đơn)>(In phiếu gửi Tiktok) để in phiếu gửi.
Kiểm tra phiếu gửi in ra đúng số lượng, thì bắt đầu đóng gói đơn hàng.
Kiểm tra đơn hàng đã đóng gói đúng số lượng, thì bấm vào (Thao tác)>(Đổi trạng thái) để đổi trạng thái Đang đóng gói thành Đã đóng gói.
Xử lý đơn hàng Facebook
Danh sách đơn hàng trên Facebook: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=2&step=20
Chọn các đơn hàng, bấm vào (Thao tác)>(Gửi đơn hàng sang hãng vận chuyển) để lấy mã vận đơn.
Kiểm tra thông báo lấy mã vận đơn thành công, thì bấm vào (Đóng gói) để thấy các đơn hàng đã có mã vận đơn.
Chọn các đơn hàng, bấm vào (In đơn)>(In phiếu gửi khổ A4, A5) để in phiếu gửi.
Kiểm tra phiếu gửi in ra đúng số lượng, thì bắt đầu đóng gói đơn hàng.
Kiểm tra đơn hàng đã đóng gói đúng số lượng, thì bấm vào (Thao tác)>(Đổi trạng thái) để đổi trạng thái Đang đóng gói thành Đã đóng gói.
Xử lý đơn hoàn
Mở danh sách đơn hàng bị hoàn. Tìm kiếm bằng mã vận đơn trên các đơn hàng đã hoàn về. Đổi trạng thái từ Đang hoàn thành Đã hoàn.
Kiểm tra từng sản phẩm bị hoàn về: Nếu bị lỗi, hỏng không bán được nữa thì làm theo hướng dẫn Xử lý sản phẩm lỗi.
Xử lý sản phẩm lỗi
Nếu sản phẩm lỗi do Nhà cung cấp thì tạo phiếu Xuất kho chọn đúng Nhà cung cấp, nhập đúng số lượng để ghi nhận đúng công nợ: https://nhanh.vn/inventory/bill/export
Nếu sản phẩm lỗi do các nguyên nhân khác thì tạo phiếu Nhập hàng lỗi ghi rõ SL lỗi và Lý do lỗi: https://nhanh.vn/inventory/product/damaged
Kiểm kho
Kiểm đếm số lượng sản phẩm thực tế còn trong kho. Lưu ý phải cộng thêm số lượng sản phẩm đã đóng gói nhưng chưa bàn giao cho hãng giao hàng, số lượng sản phẩm đã bàn giao cho hãng giao hàng nhưng hãng giao hàng vẫn để ở trạng thái chờ thu gom. Tạo phiếu kiểm kho: https://nhanh.vn/inventory/check/index
Nếu có tình trạng lệch (thiếu/thừa) thì tìm hiểu nguyên nhân, tạo phiếu bù trừ xuất nhập kho ngay lập tức. Việc bù trừ kiểm kho quan trọng nên phải thực hiện trước khi in đơn hàng (10:00 Hàng ngày)
Khách tới mua tại cửa hàng
Để mua hàng được tiết kiệm nhất, nhờ khách hàng đặt hàng trên trang web: nhadau.com.vn
Sau khi đặt hàng thành công có thể chuyển khoản tới Ngân hàng VPBank - Việt Nam Thịnh Vượng, 7931071995, DO KIM THU. Hoặc trả bằng tiền mặt.
Viết phiếu thu/chi khi có phát sinh
Các đơn hàng gửi hãng vận chuyển Grab, Ahamove và Tự vận chuyển (Khách tới mua tại cửa hàng) cần viết 2 phiếu ngay khi thành công: 1 phiếu chi (phí ship) và 1 phiếu thu (nếu khách hàng trả tiền mặt).
Cài đặt máy in nhiệt
Tải và cài đặt cho máy tính Windows: https://drive.google.com/file/d/1keBZeXZcow3f6E0DblxsWPaFhBoDtXFy/view
Tải và cài đặt cho máy tính Mac: https://drive.google.com/file/d/1HekY7Mz4LbPRUwMc9kx7t-JSD6eZlcXq/view
Sắp xếp lịch làm việc
Các nhân viên giúp đỡ nhau để đăng ký ca đi làm đảm bảo mỗi ca có đủ người.
Ke: [Điền mã nhân viên] Lịch làm việc tuần này.
[table7x2]
[-----
Lịch sử cải tiến
V3.5.20250619
Bỏ bớt việc kiểm kho hàng ngày, chuyển thành kiếm kho chỉ thứ 5 hàng tuần. Cập nhật cách in đơn hàng mới.
V3.4.20250427
Bổ sung thêm chi tiết khi In đơn hàng cần lưu ý bộ lọc Danh sách đơn hàng trên Shopee chọn: Trạng thái đơn hàng: Chưa xử lý, Hạn giao hàng: Tất cả.
V3.3.20250419
Bỏ bớt việc trong ca sáng: Giục đơn chuyển chậm.
V3.2.20250413
Việc kiểm đếm, bù trừ (nếu có) và Tạo đơn hàng phải được thực hiện trước 10:00 hàng ngày. Bỏ bớt việc Sắp xếp trong ca sáng.
V3.1.20250311
Bổ sung thêm Kiểm tra đơn trùng.
V2.5.20240904
Điều chỉnh bỏ bớt để đơn giản, phù hợp cho Nhân viên Part time, đảm bảo mỗi ca đều thực hiện những công việc thực sự cần thiết.
V2.4.20240710
Điều chỉnh bỏ bớt nhãn Chăm sóc khách hàng trong Kit quà tặng. Thêm nhãn Hỗ trợ khách hàng quét mã QR để nhắn tin tới hotline cho mỗi Nhân viên dán bên ngoài đơn hàng.
V2.3.20240608
Bổ sung thêm việc Sắp xếp và kiểm đếm sản phẩm. Bổ sung thêm việc Livestream khi gói hàng. Điều chỉnh lịch trình làm việc mới.
V2.3.20240530
Bổ sung thêm việc Kiểm tra đơn huỷ, đơn trùng.
V2.2.20240517
Gộp những việc nhỏ vào trong những việc lớn.
Bổ sung việc tự theo dõi Ke (Kết quả) để điền vào bảng trong Tài liệu hướng dẫn. Buổi gặp mặt thứ 6 sẽ có mục tiêu là giúp đỡ Nhân viên đạt được kết quả mục tiêu.
V2.1.20240219
Điều chỉnh chỉ số Đo lường kết quả.
V1.4.20231130
Điều chỉnh việc Báo cáo hàng ngày bằng tin nhắn thành Báo cáo 1 lần/tuần bằng cách trình bày các chỉ số đánh giá trong buổi họp thứ 6.
V1.3.20231117
Bổ sung thêm thời gian chi tiết
Chuyển xử lý đơn hoàn sang bộ phận Vận hành Kho hàng
V1.2.20230626
Bổ sung link drive máy in nhiệt
V1.1.20230517
Tạo hệ thống.
-----]
Đăng nhận xét