Vận hành Đơn hàng
Ý nghĩa của Vận hành Đơn hàng
Giúp khách hàng nhận được đúng và đủ sản phẩm đã đặt bằng cách đóng gói đơn hàng cẩn thận.
Phạm vi Vận hành Đơn hàng bao gồm
Xác nhận hoàn
Đơn trùng
Xác nhận thanh toán
Xác nhận qua SMS
Phần tin nhắn nhận được trên Hotline.
Xác nhận qua gọi điện
Đóng gói đơn hàng
Đóng gói đơn hàng đảm bảo đủ số lượng và đúng sản phẩm.
Đóng gói sản phẩm
Đóng gói sản phẩm đảm bảo đúng tiêu chuẩn và đẹp để tăng trải nghiệm cho khách hàng.
Hướng dẫn Vận hành Đơn hàng
08:00 Hàng ngày Xử lý Đơn hoàn
Mở danh sách đơn hàng bị hoàn. Tìm kiếm bằng mã vận đơn trên các đơn hàng đã hoàn về. Đổi trạng thái từ Đang hoàn thành Đã hoàn: https://nhanh.vn/order/manage/index?loadall=1&tab=3&step=6
Kiểm tra từng sản phẩm bị hoàn về: Nếu bị lỗi, hỏng không bán được nữa thì nhắn tin vào nhóm chung, tag nhóm Thu mua Xử lý sản phẩm lỗi.
Ke: [Chọn ✓] Đã xử lý tất cả đơn hoàn trong ca làm việc?
[table7x2]
08:00 Hàng ngày Xử lý Đơn trùng
Danh sách đơn trùng cần kiểm tra nếu đúng là thừa thì huỷ đơn thừa đi, tìm lại đơn hàng đã đóng gói và mở ra, để lại sản phẩm lên kệ: https://nhanh.vn/order/manage/checkduplicate
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra đơn trùng và đảm bảo không gửi thừa đơn hàng nào?
[table7x2]
08:00 Hàng ngày Xác nhận thanh toán
Nhấn vào nút Tải giao dịch để tải về tất cả giao dịch mới nhất: https://nhanh.vn/order/manage/bankpayments
Tìm ID đơn hàng và nhập vào khoản tiền nhận được phù hợp với Ngày giao dịch và số tiền thanh toán của đơn hàng.
Nếu có thanh toán chuyển khoản trước thì đổi trạng thái thành Đã xác nhận (Không cần xác nhận qua gọi điện nữa).
Nếu có số tiền nhận được nào không thể tìm được đơn hàng thì phải thông báo vào nhóm chung.
Ke: [Chọn ✓] Đã xác nhận thanh toán tất cả các khoản tiền nhận được khớp với đơn hàng và thông báo những trường hợp không khớp với đơn hàng trong ca làm việc?
[table7x2]
08:00 Hàng ngày Xác nhận qua SMS
Kiểm tra phần tin nhắn trên Hotline: Nếu có tin nhắn xác nhận của khách hàng thì đổi trạng thái thành Đã xác nhận (Không cần xác nhận qua gọi điện nữa).
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra SMS và đảm bảo không bỏ xót tin nhắn xác nhận nào?
[table7x2]
09:00 Hàng ngày Xác nhận qua gọi điện
Danh sách đơn hàng còn lại cần gọi điện để đổi trạng thái thành Đã xác nhận: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=1
Ke: [Chọn ✓] Đã gọi điện xác nhận tất cả đơn hàng trong ca làm việc?
[table7x2]
10:00 Hàng ngày Đóng gói đơn hàng
Đóng gói đơn hàng đảm bảo đủ số lượng và đúng sản phẩm. Mang tất cả đơn hàng đã đóng gói để sẵn dưới tầng hầm chuẩn bị cho HVC qua lấy hàng.
Ke: [Chọn ✓] Đã đóng gói tất cả đơn hàng trong ca làm việc?
[table7x2]
13:00 Hàng ngày Xử lý Đơn hoàn
Mở danh sách đơn hàng bị hoàn. Tìm kiếm bằng mã vận đơn trên các đơn hàng đã hoàn về. Đổi trạng thái từ Đang hoàn thành Đã hoàn: https://nhanh.vn/order/manage/index?loadall=1&tab=3&step=6
Kiểm tra từng sản phẩm bị hoàn về: Nếu bị lỗi, hỏng không bán được nữa thì nhắn tin vào nhóm chung, tag nhóm Thu mua Xử lý sản phẩm lỗi.
Ke: [Chọn ✓] Đã xử lý tất cả đơn hoàn trong ca làm việc?
[table7x2]
13:00 Hàng ngày Xử lý Đơn trùng
Danh sách đơn trùng cần kiểm tra nếu đúng là thừa thì huỷ đơn thừa đi, tìm lại đơn hàng đã đóng gói và mở ra, để lại sản phẩm lên kệ: https://nhanh.vn/order/manage/checkduplicate
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra đơn trùng và đảm bảo không gửi thừa đơn hàng nào?
[table7x2]
13:00 Hàng ngày Xác nhận thanh toán
Nhấn vào nút Tải giao dịch để tải về tất cả giao dịch mới nhất: https://nhanh.vn/order/manage/bankpayments
Tìm ID đơn hàng và nhập vào khoản tiền nhận được phù hợp với Ngày giao dịch và số tiền thanh toán của đơn hàng.
Nếu có thanh toán chuyển khoản trước thì đổi trạng thái thành Đã xác nhận (Không cần xác nhận qua gọi điện nữa).
Nếu có số tiền nhận được nào không thể tìm được đơn hàng thì phải thông báo vào nhóm chung.
Ke: [Chọn ✓] Đã xác nhận thanh toán tất cả các khoản tiền nhận được khớp với đơn hàng và thông báo những trường hợp không khớp với đơn hàng trong ca làm việc?
[table7x2]
13:00 Hàng ngày Xác nhận qua SMS
Kiểm tra phần tin nhắn trên Hotline: Nếu có tin nhắn xác nhận của khách hàng thì đổi trạng thái thành Đã xác nhận (Không cần xác nhận qua gọi điện nữa).
Ke: [Chọn ✓] Đã kiểm tra SMS và đảm bảo không bỏ xót tin nhắn xác nhận nào?
[table7x2]
14:00 Hàng ngày Xác nhận qua gọi điện
Danh sách đơn hàng còn lại cần gọi điện để đổi trạng thái thành Đã xác nhận: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=1
Ke: [Chọn ✓] Đã gọi điện xác nhận tất cả đơn hàng trong ca làm việc?
[table7x2]
15:00 Hàng ngày Đóng gói đơn hàng
Đóng gói đơn hàng đảm bảo đủ số lượng và đúng sản phẩm. Mang tất cả đơn hàng đã đóng gói để sẵn dưới tầng hầm chuẩn bị cho HVC qua lấy hàng.
Ke: [Chọn ✓] Đã đóng gói tất cả đơn hàng trong ca làm việc?
[table7x2]
[-----
Thao tác chi tiết
Tạo đơn trả lại
Hãng vận chuyển SPX để tạo đơn trả lại: https://spx.vn/
Đăng nhập bằng số điện thoại là Hotline, nhập mã OTP gửi qua Hotline.
Tạo đơn: Điền thông tin người gửi là khách hàng, thông tin người nhận là cửa hàng.
Chọn Người nhận thanh toán phí.
Khách tới mua tại cửa hàng
Hướng dẫn khách hàng đặt hàng bằng cách quét mã QR trên sản phẩm để đặt hàng nhanh trên trang web, và chọn phương thức thanh toán phù hợp (Tiền mặt/chuyển khoản).
Viết phiếu thu/chi khi có phát sinh
Các đơn hàng gửi hãng vận chuyển Grab, Ahamove và Tự vận chuyển (Khách tới mua tại cửa hàng) cần viết 2 phiếu ngay khi thành công: 1 phiếu chi (phí ship) và 1 phiếu thu (nếu khách hàng trả tiền mặt).
Lịch sử cải tiến
V4.7.20260828
Bỏ bớt một số việc. Không thao tác máy tính nữa mà sẽ thao tác trực tiếp trên 2 điện thoại Hotline.
V4.6.20260416
Dùng lại cách cũ khi in đơn hàng Shopee chọn In phiếu gửi Shopee, in đơn hàng Tiktok chọn In phiếu gửi Tiktok (Không chọn In phiếu gửi Khổ K80).
V4.5.20260410
Bỏ bớt việc Giục đơn chuyển chậm, Xử lý đơn hoàn (ca chiều).
Bổ sung thêm việc Đóng gói sản phẩm (ca chiều), in Danh sách đơn hàng trước khi Kiểm kho để đảm bảo kiểm kho đủ sản phẩm.
V4.4.20260326
Bổ sung thêm việc tự đăng ký lịch làm việc tuần tới.
V4.3.20260325
Điều chỉnh in đơn hàng Facebook, Shopee, Tiktok chọn In phiếu gửi Khổ K80.
V4.2.20260302
Bổ sung hướng dẫn chi tiết hơn của việc kiểm kho: Bắt đầu từ danh sách mã sản phẩm, sau đó mới kiểm đếm số lượng thực tế và điền vào phiếu kiểm kho để không bị xót.
V4.1.20260103
Bổ sung hướng dẫn Xác nhận thanh toán với danh sách số tiền nhận được đầy đủ để nhập ID đơn hàng tương ứng tìm được vào.
V3.8.20251117
Làm nổi bật việc kiểm tra số tiền nhận được qua chuyển khoản và bỏ bớt một số việc.
V3.7.20251018
Bổ sung thêm hướng dẫn Tạo đơn trả lại. In đơn chọn phiếu gửi Khổ K80.
V3.6.20250703
Xử lý đơn hàng Hoả Tốc từ 10:00 đổi thành 08:00 hàng ngày.
V3.5.20250619
Bỏ bớt việc kiểm kho hàng ngày, chuyển thành kiếm kho chỉ thứ 5 hàng tuần. Cập nhật cách in đơn hàng mới.
V3.4.20250427
Bổ sung thêm chi tiết khi In đơn hàng cần lưu ý bộ lọc Danh sách đơn hàng trên Shopee chọn: Trạng thái đơn hàng: Chưa xử lý, Hạn giao hàng: Tất cả.
V3.3.20250419
Bỏ bớt việc trong ca sáng: Giục đơn chuyển chậm.
V3.2.20250413
Việc kiểm đếm, bù trừ (nếu có) và Tạo đơn hàng phải được thực hiện trước 10:00 hàng ngày. Bỏ bớt việc Sắp xếp trong ca sáng.
V3.1.20250311
Bổ sung thêm Kiểm tra đơn trùng.
V2.5.20240904
Điều chỉnh bỏ bớt để đơn giản, phù hợp cho Nhân viên Part time, đảm bảo mỗi ca đều thực hiện những công việc thực sự cần thiết.
V2.4.20240710
Điều chỉnh bỏ bớt nhãn Chăm sóc khách hàng trong Kit quà tặng. Thêm nhãn Hỗ trợ khách hàng quét mã QR để nhắn tin tới hotline cho mỗi Nhân viên dán bên ngoài đơn hàng.
V2.3.20240608
Bổ sung thêm việc Sắp xếp và kiểm đếm sản phẩm. Bổ sung thêm việc Livestream khi gói hàng. Điều chỉnh lịch trình làm việc mới.
V2.3.20240530
Bổ sung thêm việc Kiểm tra đơn huỷ, đơn trùng.
V2.2.20240517
Gộp những việc nhỏ vào trong những việc lớn.
Bổ sung việc tự theo dõi Ke (Kết quả) để điền vào bảng trong Tài liệu hướng dẫn. Buổi gặp mặt thứ 6 sẽ có mục tiêu là giúp đỡ Nhân viên đạt được kết quả mục tiêu.
V2.1.20240219
Điều chỉnh chỉ số Đo lường kết quả.
V1.4.20231130
Điều chỉnh việc Báo cáo hàng ngày bằng tin nhắn thành Báo cáo 1 lần/tuần bằng cách trình bày các chỉ số đánh giá trong buổi họp thứ 6.
V1.3.20231117
Bổ sung thêm thời gian chi tiết
Chuyển xử lý đơn hoàn sang bộ phận Vận hành Kho hàng
V1.2.20230626
Bổ sung link drive máy in nhiệt
V1.1.20230517
Tạo hệ thống.
-----]
Đăng nhận xét