Hệ thống Kho hàng

Mục tiêu

Chịu trách nhiệm chuẩn bị kho hàng có đầy đủ sản phẩm, không bị cháy kho, không bị tồn kho quá lâu dẫn đến quá hạn sử dụng.

Những việc cần làm

08:00 Kiểm kho

Lúc 08:00, kiểm đếm số lượng sản phẩm thực tế còn trong kho. Lưu ý phải cộng thêm số lượng sản phẩm đã đóng gói nhưng chưa bàn giao cho hãng giao hàng, số lượng sản phẩm đã bàn giao cho hãng giao hàng nhưng hãng giao hàng vẫn để ở trạng thái chờ thu gom.
Nếu có tình trạng lệch (thiếu/thừa) thì tìm hiểu nguyên nhân, tạo phiếu bù trừ xuất nhập kho ngay lập tức và báo cáo trong kết quả công việc hàng ngày. Thời gian hoàn thành trước 11h hàng ngày, trước thời gian in đóng gói hàng. 
Ke: [Chọn ✓] Kiểm kho được khớp số lượng của tất cả các sản phẩm mỗi ngày?
[table7x2]
Ke: [Tỷ lệ] Số loại sản phẩm [Lệch thiếu/Lệch thừa/Tổng kiểm kho] mỗi ngày?
[table7x2]

08:00 Nhập hàng

Thông tin xuất hoá đơn VAT
Công ty: Công ty TNHH MTV Đậu Care
MST: 0110367522
SĐT: 0868827394
Địa chỉ: Số 54, ngõ 44 Trần Thái Tông, Phường Dịch Vọng Hậu, Quận Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội
Email nhận hóa đơn: ketoanhoadondaucare@gmail.com

Hàng ngày theo Hạn mức tồn kho

Chọn thêm mới hoặc chỉnh sửa hạn mức tồn kho (tối thiểu và tối đa) của mỗi sản phẩm phù hợp với tình hình thực tế.
Nếu tồn kho thực tế dưới mức tối thiểu thì nhập hàng bổ sung để không bị cháy kho.
Ke: [Tỷ lệ] Số loại sản phẩm [Dưới tồn tối thiểu/Trên tồn tối đa/Tất cả sản phẩm theo dõi] mỗi ngày?
[table7x2]

Ngày 7, 14, 21, 28 hàng tháng theo Dự báo nhập hàng

Chọn dữ liệu bán hàng 3 tháng gần đây nhất: Từ ngày 1 đến ngày cuối cùng của tháng.
Ví dụ: Hôm nay là 28/02/2024 thì lấy dữ liệu từ 01/11/2023 tới 31/01/2024.
Số ngày nhập hàng bán: 10.
Xem cột SL cần nhập để biết các sản phẩm nào cần nhập thêm cho 10 ngày tới và số lượng mỗi sản phẩm là bao nhiêu.
Mua hàng từ CÔNG TY TNHH MTV NHÀ ĐẬU
1. Đặt hàng
Gửi đơn đặt hàng trước 12:00 ngày 7, 14, 21, 28.
Đánh số công việc và nhắn tin vào nhóm chung: https://www.messenger.com/t/6409704895818792
2. Nhận hàng
Nhận hàng trước 15:00 ngày 12, 19, 26, 3 tiếp theo.
Nhà cung cấp sẽ giao hàng trong khoảng 5 ngày.
3. Nhập kho
Trong 24 giờ sau khi nhận hàng cần kiểm đếm số lượng thực nhận so với số lượng đặt hàng để biết phải thanh toán bao nhiêu.
Sắp xếp hết sản phẩm lên kệ trưng bày, không để sản phẩm trong hộp.
Tạo phiếu Nhập kho: https://nhanh.vn/inventory/bill/import
Chọn Nhà cung cấp là CÔNG TY TNHH MTV NHÀ ĐẬU.
Nhập đúng số lượng sản phẩm, đơn giá và chiết khấu để tính đúng số tiền.
4. Thanh toán
Đánh số công việc và nhắn tin vào nhóm chung: https://www.messenger.com/t/10075228909169591
Báo bộ phận @Tài chính thanh toán đơn hàng: Mô tả và gửi kèm ảnh/link các đơn hàng cần thanh toán.
Mua hàng từ Gối, Vỏ gối, Bông, Vải
1. Đặt hàng
Gửi đơn đặt hàng trước 12:00 ngày 7, 14, 21, 28.
Đánh số công việc và nhắn tin vào nhóm chung: https://www.messenger.com/t/6290863694300274
2. Nhận hàng
Nhận hàng trước 15:00 ngày chủ nhật tiếp theo.
Nhà cung cấp sẽ giao hàng trong khoảng 5 ngày.
3. Nhập kho
Trong 24 giờ sau khi nhận hàng cần kiểm đếm số lượng thực nhận so với số lượng đặt hàng để biết phải thanh toán bao nhiêu.
Sắp xếp hết sản phẩm lên kệ trưng bày, không để sản phẩm trong hộp.
Tạo phiếu Nhập kho: https://nhanh.vn/inventory/bill/import
Chọn Nhà cung cấp là Gối, Vỏ gối, Bông, Vải.
Nhập đúng số lượng sản phẩm, đơn giá và chiết khấu để tính đúng số tiền.
4. Thanh toán
Mỗi chiếc gối id 159 và id 224 cần thanh toán thêm Phí gia công (Nhồi gối + vận chuyển + bốc xếp + túi hút chân không + màng bọc thực phẩm + túi niêm phong + giặt là) là: id159=40k/chiếc, id224=30k/chiếc.
Sau khi nhập kho xong, có số lượng thì tính riêng từng loại và tổng tiền cần thanh toán.
Đánh số công việc và nhắn tin vào nhóm chung: https://www.messenger.com/t/10075228909169591
Báo bộ phận @Tài chính thanh toán đơn hàng: Mô tả và gửi kèm ảnh/link các đơn hàng cần thanh toán.
Mua hàng từ Tiki
1. Đặt hàng
Nắm bắt nhu cầu đặt hàng kết hợp với thời điểm giảm giá trên Tiki để chọn mua được sản phẩm có chiết khấu tối đa tới 40%.
2. Thanh toán
Chọn thanh toán là thẻ 6517.
Nhập thông tin xuất hoá đơn VAT điện tử.
Bấm đặt hàng nhưng chưa thanh toán.
Đánh số công việc và nhắn tin vào nhóm chung: https://www.messenger.com/t/10075228909169591
Báo bộ phận @Tài chính thanh toán đơn hàng: Mô tả và gửi kèm ảnh/link các đơn hàng cần thanh toán.
3. Nhận hàng
Thời gian giao hàng tuỳ thuộc vào hãng vận chuyển trong khoảng 1-5 ngày.
4. Nhập kho
Trong 24 giờ sau khi nhận hàng cần kiểm đếm số lượng thực nhận so với số lượng đặt hàng xem đã đúng chưa.
Sắp xếp hết sản phẩm lên kệ trưng bày, không để sản phẩm trong hộp.
Tạo phiếu Nhập kho: https://nhanh.vn/inventory/bill/import
Chọn Nhà cung cấp là Tiki.
Nhập đúng số lượng sản phẩm, đơn giá và chiết khấu để tính đúng số tiền.

11:00 Sắp xếp

Chuẩn bị Kit quà tặng gửi kèm đơn hàng

Được đựng trong túi zip chỉ đỏ size A7
Bên trong đựng các ấn phẩm và quà tặng được cập nhật thường xuyên:
- 1x Thẻ Thành viên Đậu Care 1 Tháng
- 1x Phiếu chăm sóc khách hàng: Ảnh 5127 là https://drive.google.com/file/d/1sQmaL2ISMaDXXhXVQGDABbSSu_pOK8iQ/view
- 1x Phiếu kêu gọi review ảnh/video: Ảnh 4690 là https://drive.google.com/file/d/1POWVK2pUAd5NQlco3p5Z4g-wDpTbIeYv/view
- 1x Phiếu giới thiệu mua hàng theo tháng: Ảnh 5124 là https://drive.google.com/file/d/1r1Nd137XixCA9465wySa8MYIOf_CLbkt/view

Dụng cụ gói hàng

- Băng dính, dây buộc, tải đựng
- Thay thế chống xốc cũ bằng giấy xi măng

Xử lý đơn hàng hoàn

Danh sách các đơn hàng Đang hoàn: https://nhanh.vn/order/manage/index?tab=3&step=6
Nhanh chóng mở hộp các đơn hàng bị hoàn về shop.
Đổi trạng thái từ Đang hoàn thành Đã hoàn.
Kiểm tra sản phẩm nếu bị lỗi, hỏng không bán được nữa thì làm theo hướng dẫn Xử lý Hàng lỗi.

Xử lý sản phẩm lỗi

Sản phẩm lỗi do Nhà cung cấp
Tạo phiếu Xuất kho: https://nhanh.vn/inventory/bill/export
Chọn đúng Nhà cung cấp để ghi nhận đúng công nợ cho Nhà cung cấp.
Nhập đúng số lượng sản phẩm, đơn giá và chiết khấu để tính đúng số tiền.
Sản phẩm lỗi khác
Nhập rõ SL lỗi và Lý do lỗi.
[-----

Lịch sử cải tiến

V2.3.20240515

Gộp những việc nhỏ vào trong những việc lớn.
Bổ sung việc tự theo dõi Ke (Kết quả) để điền vào bảng trong Tài liệu hướng dẫn. Buổi gặp mặt thứ 6 sẽ có mục tiêu là giúp đỡ Nhân viên đạt được kết quả mục tiêu.

V2.2.20240129

Thay đổi trong Kit quà tặng gửi kèm đơn hàng là Phiếu chăm sóc khách hàng được thiết kế mới: Rõ mã QR hơn.

V2.1.20240125

Điều chỉnh mới trong Kit quà tặng gửi kèm đơn hàng sẽ có thêm 1 phiếu Giới thiệu chương trình mua hàng theo tháng.

V1.5.20231220

Cập nhật hướng dẫn in Kit quà tặng gửi kèm đơn hàng dùng link chứa file mới nhất.

V1.4.20231130

Điều chỉnh việc Báo cáo hàng ngày bằng tin nhắn thành Báo cáo 1 lần/tuần bằng cách trình bày các chỉ số đánh giá trong buổi họp thứ 6.

V1.2.20231117

Bỏ bớt việc đồng bộ tồn kho với sàn TMDT.

V1.2.20231103

Bổ sung kiểm kho, tạo phiếu nhập kho, xuất kho trên phần mềm, xử lý hàng hoàn, đồng bộ tồn kho với sàn TMDT.

V1.1.20230517

Tạo hệ thống.
-----]