Làm việc tập trung, không sao nhãng

“Làm việc thì khó. Phiền nhiễu thì nhiều. Và thời gian thì ngắn.” - Adam Hochschild, tác giả, nhà báo.

Trích dẫn sách: Rework - Khác biệt để bức phá, trang 126.

Nếu bạn liên tục phải thức khuya làm việc vào ngày cuối tuần, thì đó không phải là vì có quá nhiều công việc phải làm, mà là vì bạn chưa hoàn thành đủ công việc ở công sở. Và nguyên nhân của việc này chính là sự quấy rầy.

Hãy thử nghĩ xem: khi nào bạn hoàn thành nhiều việc nhất? Nếu bạn giống với đa số mọi người, thì đó là vào buổi tối hoặc lúc sáng sớm. Đây không phải là ngẫu nhiên, mà là vào những thời điểm này, không có ai khác ở quanh bạn.

Vào lúc hai giờ chiều, mọi người thường hội họp, hoặc trả lời e-mail, hoặc trò chuyện với đồng nghiệp. Những cuộc tán gẫu này trông có vẻ vô hại, nhưng thực ra chsung là chất ăn mòn năng suất làm việc. Quấy rầy không phải là sự cộng tác; nó chỉ là sự quấy rầy mà thôi. Và khi bạn bị quấy rầy, bạn không thể hoàn thành được công việc.

Sự quấy rầy chia nhỏ ngày làm việc của bạn thành những khoảng thời gian làm việc ngắn. Cứ bốn mươi lăm phút bạn lại có một cuộc điện thoại. Sau mười lăm phút, bạn đi ăn trưa. Một giờ sau, bạn có một cuộc họp. Trước khi bạn kịp nhận biết thì đồng hồ đã chỉ năm giờ và bạn chỉ còn vài giờ đồng hồ để hoàn tất công việc. Bạn không thể làm được việc gì ra trò khi cứ liên tục bắt đầu, ngừng lại, bắt đầu, rồi lại ngừng lại.

Thay vì như thế, bạn nên lui vào chốn riêng tư một mình. Thời gian ở một mình chính là lúc bạn làm việc có hiệu quả nhất. Khi không phải nghĩ chuyện nọ xọ chuyện kia, bạn sẽ hoàn tất được cả núi việc.

Rút lui vào chốn riêng đòi hỏi thời gian và phải tránh mọi sự quấy rầy. Việc này giống như giấc ngủ đầy mộng mị vậy. Bạn không ngả lưng xuống là nằm mơ. Bạn ngủ trước và rồi chìm dần vào giấc mộng. Bất cứ sự quấy rầy nào cũng buộc bạn bắt đầu lại từ đầu. Và lúc bạn mơ là lúc đã thật sự say giấc. Chốn riêng là nơi mà bạn dồn hết tâm trí để làm việc và lúc đó, năng suất làm việc của bạn đạt đến đỉnh cao.

Bạn có thể lập ra nguyên tắc nơi công sở là bạn sẽ có riêng nửa ngày được ở một mình. Hãy dành buổi sáng hoặc buổi chiều làm thời gian riêng tư của bạn; hoặc ấn định một ngày nào đó trong tuần là ngày yên lặng. Hãy đảm bảo khoảng thời gian đó sẽ không bị phá vỡ để tránh những quấy rầy làm ảnh hưởng đến năng suất làm việc.

Và hãy tuân thủ những gì mình đề ra. Một khoảng thời gian riêng tư thành công có nghĩa là không có những giao tiếp không mong muốn. Trong suốt thời gian ở một mình, đừng xem tin nhắn, nghe điện thoại, hay họp hành. Hãy ngậm miệng lại và tập trung làm việc. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy mình làm được nhiều việc hơn đến mức nào.

Nếu như bạn giao tiếp, hãy cố gắng sử dụng các công cụ giao tiếp thụ động, không đòi hỏi bạn phải trả lời ngay lập tức (như e-mail), thay vì những công cụ quấy rầy bạn (như điện thoại và các cuộc họp). Bằng cách đó, mọi người có thể trả lời vào những lúc thích hợp đối với họ, thay vì bị ép buộc phải dẹp bỏ tất cả mọi việc ngay lập tức.

Nếu ngày làm việc của bạn bị vây hãm bởi vô số sự quấy rầy, hãy kiên quyết đấu tranh chống lại chúng.