Hệ thống Hành chính Nhân sự
Mục tiêu
Chăm lo quyền lợi của mọi người, tuyển dụng, gắn kết và đào tạo Nhân sự
Các việc phải làm
Nhân sự
Tuyển dụng
- Đăng tin tuyển dụng sử dụng Mô tả và Hình ảnh tương ứng cho vị trí trong File lưu trữ
- Gửi link mô tả công việc cho ứng viên theo ID vị trí tương ứng: https://www.nhadau.com.vn/p/shop.html?job_id=8
- Ứng viên ứng tuyển cần có Thư xin việc và CV gửi tới email công ty: nhadau@nhadau.com.vn
- Soạn mẫu email trả lời: Hẹn phỏng vấn, Từ chối phỏng vấn, Mời làm việc, Từ chối làm việc
Hẹn phỏng vấn
- Mỗi buổi phỏng vấn kéo dài 30 phút. Sắp xếp trong khoảng 14:00-16:00 của 1-2 ngày làm việc tiếp theo.
- Gửi mẫu email: Hẹn phỏng vấn
- Nếu ứng viên trả lời đồng ý tham gia thì Tạo sự kiện trên Ứng dụng email: Bấm vào cấu trúc giờ màu xanh được gạch chân => Tạo sự kiện => Nhập tiêu đề: "Hẹn phỏng vấn "+(Tên ứng viên - Vị trí). Nhấn vào Cảnh báo => Chọn Trước 5 phút
Lưu ý:
- Nên sắp xếp các ứng viên tiềm năng nhất vào đầu buổi
- Để đảm bảo chất lượng phỏng vấn thì chỉ nên hẹn tối đa 1 ứng viên mỗi khung giờ phỏng vấn
Phỏng vấn
- Tiếp đón ứng viên đến phỏng vấn: Mời ngồi ghế và lấy nước uống. Nếu ứng viên đến sớm hơn lịch hẹn thì chúng ta xin lỗi, nhờ ứng viên ngồi chờ một chút đến giờ phỏng vấn.
- Buổi phỏng vấn sẽ bắt đầu đúng giờ, thường kéo dài 30 phút, thỉnh thoảng có thể kết thúc muộn hơn nếu không ảnh hưởng đến các công việc khác và còn nội dung muốn trao đổi.
- Địa điểm: tầng 4, phòng bên ngoài, có chiếc bàn nhỏ với 2 chiếc ghế. Chúng ta trao đổi vừa đủ nghe để không làm phiền đến mọi người đang làm việc.
- Nội dung: Trao đổi về 3 chủ đề chính: (1) Mục tiêu nghề nghiệp, (2) Kế hoạch 1 năm, 5 năm tới và (3) Những kinh nghiệm ứng viên đã từng trải qua hoàn cảnh khó khăn.
Bổ sung thêm thông tin quan trọng khác chưa có trong CV: (1) Mức lương bắt đầu mà ứng viên cảm thấy hợp lý và (2) Thời gian có thể đi làm được sớm nhất
- Trả lời câu hỏi của ứng viên: Trả lời sau khi chúng ta đã hỏi xong các câu hỏi. Cố gắng cung cấp nhiều thông tin nhất có thể. Những bước chi tiết trong công việc sẽ được hướng dẫn sau khi đi làm.
- Kết quả: Sẽ trả lời kết quả buổi phỏng vấn qua email sớm nhất nếu ĐẠT.
Tiếp nhận nhân viên thử việc
Tài liệu hướng dẫn: https://www.nguyentrungkien.pro/2023/04/huong-dan-tiep-nhan-nhan-vien-moi-di-lam.html#Dành_cho_Nhân_viên_thử_việc
Hồ sơ nhân viên cần bổ sung
Tài liệu hướng dẫn: https://www.nguyentrungkien.pro/2023/04/ho-so-nhan-su.html
Gắn kết
Tổ chức các hoạt động gắn kết cho nhân sự:
- Ăn lẩu hàng tháng vào 1 buổi tối kết hợp tổ chức sinh nhật cho các bạn trong tháng đó.
- Tận dụng chiều thứ 6 hàng tuần sau khi họp xong có thể ăn hoa quả khoảng 15 phút.
Lương thưởng phúc lợi
Xây dựng, quản lý và vận hành Hệ thống Lương thưởng phúc lợi và các chính sách có liên quan để đảm bảo công bằng và ghi nhận kịp thời đóng góp của Nhân sự
Giờ làm việc
Đảm bảo mọi người có thể hoàn thành công việc của mình trong giờ hành chính bằng cách dành đủ thời gian làm việc.
- Giờ làm việc là giờ hành chính từ 8:00 đến 17:00 từ thứ 2 đến thứ 7, nghỉ trưa từ 12:00 đến 13:30 hàng ngày
- Được phép đến muộn 30 phút và về sớm 30 phút không quá 6 lần/tháng
Thời gian thử việc: 1 tháng nhận 85% lương cứng
Xét tăng lương: sau 1 tháng thử việc, 1 tháng làm việc chính thức và sau đó mỗi 6 tháng
Chấm công
Nắm rõ tiêu chí đánh giá để tổng hợp dữ liệu làm Báo cáo kết quả hàng tuần của từng nhân viên
Bảng chấm công: https://docs.google.com/spreadsheets/d/15tV9naWF8a1NDAjmvEwf45vVXDR5lMHvFMwKqRgsiVE/edit
Tính lương
Lương tháng = Lương thỏa thuận/26 ngày công tiêu chuẩn x số ngày làm việc thực tế
Ví dụ:
- A có lương thỏa thuận là 7.000.000đ, tháng 6 có 30 ngày, nghỉ 4 chủ nhật, đi làm 26 ngày. Lương tháng 6 của A được tính như sau:
Lương tháng = 7.000.000/26 x 26 = 7.000.000đ
- A có lương thỏa thuận là 7.000.000đ, tháng 7 có 31 ngày, nghỉ 4 chủ nhật, đi làm 27 ngày. Lương tháng 7 của A được tính như sau:
Lương tháng = 7.000.000/26 x 27 = 7.269.230đ
- A có lương thỏa thuận là 7.000.000, tháng 2 có 28 ngày, nghỉ 4 chủ nhật, đi làm 24 ngày. Lương tháng 2 của A được tính như sau:
Lương tháng = 7.000.000/26 x 24 = 6.461.538đ
Lưu ý:
- Về ngày nghỉ phép: có thể dồn phép (dồn tối đa là .... buổi) và nếu không nghỉ sẽ quyết toán vào cuối năm. Vì vậy, nếu tháng đó NLĐ không nghỉ phép, không cần phải cộng tiền phép vào lương tháng đó mà dồn vào cuối năm quyết toán tiền phép 1 lần.
- Mỗi tháng cần có 1 bảng lương, bảng chấm công công ty chuyển kế toán làm báo cáo thuế.
Tính lương tháng thứ 13
Lương tháng thứ 13= Lương 01 tháng/12 (tháng) x Số tháng làm việc thực tế
Bảo hiểm xã hội
Thời gian đóng BHXH: theo quy định của công ty
Mức lương đóng BHXH: theo mức lương cứng của từng vị trí; mức đóng chung của nhân viên: 5.000.000đ
Mức đóng BHXH cho người lao động:
- Đối với người lao động: đóng 10,5%. Trong đó:
+ BHXH: Hưu trí 8%
+ BHTN: 1%
+ BHYT: 1,5%
- Đối với người sử dụng lao động: đóng 21,5%. Trong đó:
+ BHXH: Hưu trí 14%, ốm đau - thai sản 3%, TNLĐ-BNN 0,5%
+ BHTN: 1%
+ BHYT: 3%
Quy trình đóng BHXH: Thực hiện trên phần mềm Efy-eBHXH (thủ tục online)
- Đối với quy trình báo giảm:
Bước 1: Thực hiện báo giảm trên phần mềm Efy-eBHXH
Bước 2: Khi có kết quả báo giảm thành công, chuẩn bị hồ sơ nộp lên BHXH để chốt tờ rời. Hồ sơ gồm:
+ Quyết định chấm dứt Hợp đồng lao động
+ Sổ BHXH + các tờ rời sổ
+ Thẻ BHYT
+ D02-TS
+ Phiếu giao nhận hồ sơ mẫu 620
Lưu ý:
- Cần chốt danh sách đóng BHXH của tháng trước ngày 15 hàng tháng. Vì vậy các hồ sơ báo tăng lao động trong tháng cần hoàn thành trước ngày 15
- Hồ sơ báo giảm lao động cần phải hoàn thành trước ngày 28 của tháng. Để tránh trường hợp phát sinh đóng BHYT cho người lao động đó vào tháng kế tiếp, cần chuẩn bị và nộp hồ sơ từ ngày 20 của tháng.
Phúc lợi khác
a. Mức hỗ trợ đám hiếu, hỷ, đối với bản thân người lao động và gia đình:
- Bản thân người lao động: 1.000.000đ/người/lần;
- Vợ, chồng, bố mẹ, anh, chị, em ruột (đám hiếu): 500.000đ/người/lần.
b. Mức hỗ trợ thiên tai, địch họa, tai nạn, ốm đau:
*Mức hỗ trợ thăm hỏi ốm đau (đối với trường hợp nằm viện):
- Bản thân người lao động: 500.000đ đồng/người/lần;
- Vợ, chồng, bố mẹ, anh, chị, em ruột: 500.000đ/người/lần.
c. Sinh nhật: Công ty mua quà tặng với mức chi phí phù hợp vào tình hình thực tế.
Hành chính
Soạn thảo văn bản, thư từ, hợp đồng gửi khách hàng và đối tác
Quản lý, mua sắm thiết bị, văn phòng phẩm
- Nước uống Lavie: 0963516196
- Dọn vệ sinh: Cô Hương 0329228722 dọn 2 tầng khoảng 3 tiếng 150k, nên đặt lịch lúc 15:00 thứ 6
- Mua giấy vệ sinh: Shopee (link)
- Mua bánh kẹo ăn khi đói, giấy a4
Gặp gỡ đối tác, ký kết hợp đồng
Đào tạo và phát triển
Đảm bảo nhân sự được cập nhật về những quy trình mới nhất tương ứng với các phòng ban hàng tháng.
Lịch sử cải tiến
V1.2.20231221
Bổ sung cách tính lương tháng thứ 13, phúc lợi khác và bảo hiểm xã hội.
V1.1.20230411
Tạo hệ thống.
Đăng nhận xét