Hướng dẫn xây dựng bộ phận Hành chính Nhân sự
Mục tiêu
Chăm lo quyền lợi của mọi người, tuyển dụng, gắn kết và đào tạo Nhân sự
Các chức năng cần có
V1.1.20230410
Bộ phận Nhân sự
1. Tuyển dụng
- Đăng tin tuyển dụng sử dụng Mô tả và Hình ảnh tương ứng cho vị trí trong File lưu trữ
- Gửi link mô tả công việc cho ứng viên theo ID vị trí tương ứng: https://www.nhadau.com.vn/p/shop.html?job_id=8
- Ứng viên ứng tuyển cần có Thư xin việc và CV gửi tới email công ty: nhadau@nhadau.com.vn
- Soạn mẫu email trả lời: Hẹn phỏng vấn, Từ chối phỏng vấn, Mời làm việc, Từ chối làm việc
2. Hẹn phỏng vấn
- Mỗi buổi phỏng vấn kéo dài 30 phút. Sắp xếp trong khoảng 14:00-16:00 của 1-2 ngày làm việc tiếp theo.
- Gửi mẫu email: Hẹn phỏng vấn
- Nếu ứng viên trả lời đồng ý tham gia thì Tạo sự kiện trên Ứng dụng email: Bấm vào cấu trúc giờ màu xanh được gạch chân => Tạo sự kiện => Nhập tiêu đề: "Hẹn phỏng vấn "+(Tên ứng viên - Vị trí). Nhấn vào Cảnh báo => Chọn Trước 5 phút
Lưu ý
- Nên sắp xếp các ứng viên tiềm năng nhất vào đầu buổi
- Để đảm bảo chất lượng phỏng vấn thì chỉ nên hẹn tối đa 1 ứng viên mỗi khung giờ phỏng vấn
3. Phỏng vấn
- Tiếp đón ứng viên đến phỏng vấn: Mời ngồi ghế và lấy nước uống. Nếu ứng viên đến sớm hơn lịch hẹn thì chúng ta xin lỗi, nhờ ứng viên ngồi chờ một chút đến giờ phỏng vấn.
- Buổi phỏng vấn sẽ bắt đầu đúng giờ, thường kéo dài 30 phút, thỉnh thoảng có thể kết thúc muộn hơn nếu không ảnh hưởng đến các công việc khác và còn nội dung muốn trao đổi.
- Địa điểm: tầng 4, phòng bên ngoài, có chiếc bàn nhỏ với 2 chiếc ghế. Chúng ta trao đổi vừa đủ nghe để không làm phiền đến mọi người đang làm việc.
- Nội dung: Trao đổi về 3 chủ đề chính: (1) Mục tiêu nghề nghiệp, (2) Kế hoạch 1 năm, 5 năm tới và (3) Những kinh nghiệm ứng viên đã từng trải qua hoàn cảnh khó khăn.
Bổ sung thêm thông tin quan trọng khác chưa có trong CV: (1) Mức lương bắt đầu mà ứng viên cảm thấy hợp lý và (2) Thời gian có thể đi làm được sớm nhất
- Trả lời câu hỏi của ứng viên: Trả lời sau khi chúng ta đã hỏi xong các câu hỏi. Cố gắng cung cấp nhiều thông tin nhất có thể. Những bước chi tiết trong công việc sẽ được hướng dẫn sau khi đi làm.
- Kết quả: Sẽ trả lời kết quả buổi phỏng vấn qua email sớm nhất nếu ĐẠT.
6. Gắn kết: Tổ chức các hoạt động gắn kết cho nhân sự
- Ăn lẩu hàng tháng vào 1 buổi tối kết hợp tổ chức sinh nhật cho các bạn trong tháng đó
- Tận dụng chiều thứ 6 hàng tuần sau khi họp xong có thể ăn hoa quả khoảng 15 phút
Bộ phận Lương thưởng phúc lợi
Xây dựng, quản lý và vận hành Hệ thống Lương thưởng phúc lợi và các chính sách có liên quan để đảm bảo công bằng và ghi nhận kịp thời đóng góp của Nhân sự
Giờ làm việc: Đảm bảo mọi người có thể hoàn thành công việc của mình trong giờ hành chính bằng cách dành đủ thời gian làm việc.
- Giờ làm việc là giờ hành chính từ 8:00 đến 17:00 từ thứ 2 đến thứ 7, nghỉ trưa từ 12:00 đến 13:30 hàng ngày
- Được phép đến muộn 30 phút và về sớm 30 phút không quá 6 lần/tháng
Thời gian thử việc: 1 tháng nhận 85% lương cứng
Xét tăng lương: sau 1 tháng thử việc, 1 tháng làm việc chính thức và sau đó mỗi 6 tháng
Chấm công và tính lương
Nắm rõ tiêu chí đánh giá để tổng hợp dữ liệu làm Báo cáo kết quả hàng tuần của từng nhân viên
Bảo hiểm xã hội
Thời gian đóng BHXH: theo quy định của công ty
Mức lương đóng BHXH: theo mức lương cứng của từng vị trí
Mức đóng BHXH cho người lao động:
- Đối với người lao động: đóng 10,5%. Trong đó:
+ BHXH: Hưu trí 8%
+ BHTN: 1%
+ BHYT: 1,5%
- Đối với người sử dụng lao động: đóng 21,5%. Trong đó:
+ BHXH: Hưu trí 14%, ốm đau - thai sản 3%, TNLĐ-BNN 0,5%
+ BHTN: 1%
+ BHYT: 3%
Quy trình đóng BHXH:
- Bước 1: Đăng ký mã đơn vị (có thể nộp tờ khai TK3-TS lên cơ quan bảo hiểm (https://dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn) hoặc mua phần mềm để đăng ký lấy mã đơn vị)
- Bước 2: Sau khi có mã đơn vị, thực hiện báo tăng lao động theo các biểu mẫu, hồ sơ quy định (hồ sơ theo biểu mẫu 600)
+ Tờ khai tham gia BHXH, điều chỉnh thông tin BHXH theo mẫu TK1-TS: áp dụng đối với NLĐ chưa có mã sổ BHXH
+ Danh sách NLĐ đăng ký tham gia BHXH theo mẫu D02-TS
+ Bảng kê khai thông tin theo mẫu D01-TS: được sử dụng để tổng hợp các loại hồ sơ, giấy tờ của DN, làm căn cứ để cơ quan bảo hiểm truy thu với những trường hợp khai báo tăng muộn
Ngoài ra: NLĐ cần cung cấp đầy đủ CCCD và giấy xác nhận thông tin về nơi cư trú và có HĐLĐ
- Bước 3: Ký chữ ký số và nộp hồ sơ
- Bước 4: Không quá 05 ngày làm việc, cơ quan BHXH tiến hành cấp sổ BHXH và thẻ BHYT cho đơn vị.
Bộ phận Hành chính
Soạn thảo văn bản, thư từ, hợp đồng gửi khách hàng và đối tác
Quản lý, mua sắm thiết bị, văn phòng phẩm
- Nước uống Lavie: 0963516196
- Dọn vệ sinh: Cô Hương 0329228722 dọn 2 tầng khoảng 3 tiếng 150k, nên đặt lịch lúc 15:00 thứ 6
- Mua giấy vệ sinh: Shopee (link)
- Mua bánh kẹo ăn khi đói, giấy a4
Gặp gỡ đối tác, ký kết hợp đồng
Bộ phận Đào tạo và phát triển (L&D)
Đảm bảo nhân sự được cập nhật về những quy trình mới nhất tương ứng với các phòng ban hàng tháng.
Đăng nhận xét